Administracinės naštos mažinimas – tik politinis lozungas? Ar įmanoma jį įgyvendinti praktiškai?

Galima teigti, kad pastaraisiais metais  frazė „administracinės naštos mažinimas“  tapo labai madinga ir privalomai  įtraukiama į Vyriausybės, ministerijų ir  beveik kiekvienos savivaldybės programas, strateginius planus ir, be abejonės, rinkiminius šūkius. Panašiai, kaip „darbo vietų kūrimas“, „emigracijos stabdymas“ ir t.t.. Vis dėlto,  paprastiems žmonėms ar verslininkams, kurie turi reikalų su valstybinėmis institucijomis, administracinė našta išreikšta reikalaujamų popierinių dokumentų kiekiu – nė kiek nemažėja. Situacija vienodai liūdna pradedant ES institucijomis, projektų agentūromis, baigiant vietinės reikšmės įstaigomis.

Todėl kyla pagrįsta abejonė: ar mūsų valstybinė teisinė bazė vis dar yra  nesutvarkyta, o gal mes, kaip piliečiai, institucijų ir įmonių darbuotojai bei vadovai nemokame tinkamai pasinaudoti naujai atsiradusiomis teisėmis?

Administracinę naštą mažinančios įstatymų pataisos

Sąvoka  administracinė našta paprastam vartotojui visų pirma asocijuojasi su nereikalingu, betiksliu  ir tik laiką gaišinančiu dokumentavimo ar informacijos pateikimo procesu, kurį galima būtų atlikti daug paprasčiau ir greičiau, bet valstybė ar ES institucijos nustato privalomas sudėtingas procedūras.

Administracinės naštos mažinimo įstatyme pateikiamas toks oficialus administracinės naštos apibrėžimas.  Tai –  laiko sąnaudos ir finansinės išlaidos, kurias patiria ar gali patirti asmenys vykdydami teisės aktuose nustatytus ar teisės aktų projektuose siūlomus nustatyti informacinius įpareigojimus.

Paanalizuokime, ką  ne tik teoriškai, bet ir praktiškai padarė valstybė,  mažindama administracinę naštą ir ko ėmėmės mes, vartotojai, kad tuo pasinaudotume.

Pradėti vertėtų nuo Elektroninio parašo įstatymo, kuriuo atvertos galimybės teikti informaciją elektroniniu būdu įvairioms valstybės institucijoms: Sodrai, Mokesčių inspekcijai ir kt. Įteisintos galimybės elektroniniu būdu steigti įmones,  teikti  elektroninius ieškinius teismams. Daug laiko sutaupo elektroninis registravimasis įvairiose valstybės institucijose, pradedant poliklinikomis, darbo biržos, ligonių kasų padaliniais  ir baigiant savivaldybių teikiamomis paslaugomis.

Nuo 2014 m. pagal Teisėkūros pagrindų įstatymą, Lietuvos Respublikos norminiai  teisės aktai leidžiami, pasirašomi ir skelbiami elektronine forma e-TAR sistemoje. T.y. valstybė atsisakė šių dokumentų spausdinimo bei oficialaus leidinio  „Valstybės žinios“, kurį greičiausiai prenumeravo dauguma valdžios institucijų.

Oficialiai įteisinti  vaizdo, garso, foto dokumentai. Kaip formuoti tokių  dokumentų bylas nuo  2011 m. reglamentuoja Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės. Tais pačiais metais pakeistas   Lietuvos Respublikos civilinio proceso kodeksas, kurio  168 straipsnis nustato: „Kiekvienas žodinis bylos nagrinėjimas fiksuojamas teismo posėdžio garso įrašu….  :].  Teismo posėdžio garso įrašas laikomas teismo posėdžio protokolu ir yra sudedamoji bylos dalis. Dalyvaujantys byloje asmenys turi teisę susipažinti su teismo posėdžio garso įrašu.“  2014 m. gruodžio mėnesį ta pačia intencija buvo pakeistas ir Lietuvos Respublikos darbo kodekso 293 straipsnio 7 dalis : „Darbo ginčų komisijos posėdis yra fiksuojamas garso įrašu, kuris laikomas darbo ginčų komisijos posėdžio protokolu.“

2014 m. liepą, siekiant mažinti administracinę naštą,  pakeistas Lietuvos Respublikos darbo kodeksas. Nebėra privaloma Darbo sutarties pavyzdinė  forma, darbuotojų pažymėjimai; neteko galios popierinis darbo sutarčių registras, atsisakyta popierinių atsiskaitymo lapelių įteikimo ir pan. Ekspertai skaičiuoja, kad verslo ir kitos įstaigos sutaupys šimtus tūkstančių eurų.

Viena iš paskutinių naujienų – elektroninė Personalo dokumentų saugotojų paieška. 2015 m. vasario 11 d. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba elektroniniu būdu pradėjo viešai skelbti savo tvarkomos personalo dokumentų saugotojų duomenų bazės informaciją. Nors paieškos rezultatai yra tik preliminari informacija ir visais atvejais prašoma kreiptis į konkretų dokumentų saugotoją, tačiau duomenis galime gauti labai greitai ir sužinoti situaciją apie save.  Ir čia tik maža dalis valstybės įteisintų priemonių mažinti administracinę naštą.

O ar viską padarėme mes, kad administracinė našta įstaigose įmonėse ar tvarkant savo, kaip fizinio asmens, dokumentus būtų mažesnė? Juk  perkelti atsakomybę valstybei, blogam teisiniam reglamentavimui, biurokratijai daug paprasčiau, nei priimti savarankiškus sprendimus ir juos įgyvendinti.

Ar mokame pasinaudoti įstatymų teikiamomis galimybėmis?

Administracinė našta konkrečiose institucijose labiausiai siejama su  dokumentų apyvartos organizavimu. Dokumentų apyvarta  gali būti skirstoma į  vidaus apyvartą ir susirašinėjimą (arba išorinę dokumentų apyvartą). Išorinės dokumentų apyvartos organizavimas dažnai nustatomas  aukštesnių institucijų norminiais teisės aktais, o vidaus dokumentų apyvarta neretai priklauso nuo pačios įstaigos prisiimtos ar vidaus teisės aktais reglamentuotos tvarkos.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos parengtose Dokumentų valdymo funkcijos efektyvaus atlikimo rekomendacijose  be kitų išskiriami tokie dokumentų valdymo efektyvumo siekiai:

• dokumentų apyvartos mažinimas;
• informacinių technologijų priemonių geresnis naudojimas.

Smagu, kad Valstybė keisdama įstatymus nepamiršta pasirūpinti ir elektroninėmis jų įgyvendinimo užtikrinimo priemonėmis. Kad ir kiek viešų diskusijų nekiltų, akivaizdu, kad tokios viešosios sistemos, kaip e-valdžios vartai, TAR (Teisės aktų registras), TAIS (teisės aktų informacinė sistema). E-pristatymas (https://epristatymas.post.lt/),  EAIS (Elektroninė archyvų informacinė sistema)  ir visa eilė kitų, tai ir yra ta elektroninė infrastruktūra, kuri  didžia dalimi realizuoja galimybes pasinaudoti įstatymuose nustatytomis teisėmis.

Akivaizdu, kad mums (piliečiams, valstybės tarnautojams, ar įmonių darbuotojams bei vadovams), siekiant pasinaudoti teisės aktuose teikiamomis galimybėmis, reikalingos  elektroninės priemonės.  Yra nustatyta, kad organizacijos efektyviai naudojančios modernias dokumentų ir procesų valdymo sistemas savo veiklos efektyvumą pagerina nuo kelių iki keliasdešimties procentų.

Kita efektyvumą didinanti priemonė – elektroninis parašas. Dažnai kyla klausimas ar efektyviai naudojamas elektroninis parašas įstaigos vidaus dokumentų apyvartoje? Juk elektroninis parašas yra ne tik kvalifikuotas, t.y. paremtas kvalifikuotu sertifikatu, bet ir nekvalifikuotas – dėl kurio susitarta įstaigos viduje ir jis realizuojamas Dokumentų valdymo sistemoje individualiu slaptažodžiu ar veiksmu „tvirtinti“,  „vizuoti“ ir pan.

Klientai dažnai teiraujasi, kada naudoti kvalifikuotą el. parašą, o kada nekvalifikuotą? Šioje vietoje, svarbu prisiminti, kad Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 5.6. p. skelbia, kad  įstaigos vadovas ar kitas įgaliotas asmuo turi teisę nustatyti, kurie trumpai saugomi ir neperduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims įstaigos veiklos elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi ne pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas bei pasirašomi elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas. Kitaip tariant, įstaigos vadovas pats nusprendžia ir tai įformina atskiru įsakymu.

Kita aktuali tema  – dokumentų registravimas. Kaip manote, ar  Lietuvoje yra įstaigų, kurios dokumentus registruoja popieriniuose registruose? Tikrai jų yra, ir ne taip mažai, kaip kartais įsivaizduojame. Dar blogesnis variantas – dviguba registracija: ir dokumentų valdymo sistemoje, ir popieriuje (dėl viso pikto, o jeigu sistema „užlūš“?).

Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės leidžia elektroninių registrų nespausdinti, jei jie pasirašomi elektroniniu parašu.  Ilgai ar nuolat saugomi registrai turi būti pasirašomi tik kvalifikuotu parašu, o trumpai saugomi registrai – įstaigos pasirinkimu – arba kvalifikuotu, arba nekvalifikuotu.

Buhalterinės apskaitos registrai taip pat gali būti elektroniniai ir saugomi tik informacinių technologijų priemonėmis.  Pagal Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 16 str. „Apskaitos registrai gali būti sudaromi rankiniu būdu arba techninėmis priemonėmis. Apskaitos registrą pasirašo jį sudaręs asmuo asmeniškai arba saugiu kvalifikuotu elektroniniu parašu.“ 

Jau aptarėme, kad teismai, Darbo ginčų komisija ir kitos  aukščiausios valstybės institucijos posėdžius, susirinkimus ir pasitarimus protokoluoja garso įrašu, o  mes –  biudžetinės įstaigos, įmonės, verslo sektorius –  ar galime sau leisti nespausdinti  kartais nesibaigiančių posėdžių protokolų, o fiksuoti garso įrašu ir saugoti, siųsti susipažinimui ir valdyti elektroninių dokumentų valdymo sistemose?

Kaip rodo praktika, išorinė dokumentų apyvarta – susirašinėjimas, informacijos pateikimas taip pat nėra pati efektyviausia. Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatymo 79 straipsnis leidžia turėti (siųsti, gauti saugoti)  elektronines PVM sąskaitas faktūras. Tokią galimybę jau turime dvejus metus – ar visi ja naudojamės?  Ar vis dar nešame dešimtis kilogramų popierinių bylų į įstaigos archyvą?

O kaip vyksta registruotas elektroninių dokumentų siuntimas?  Modernios dokumentų valdymo sistemos turi tiesiogines integracijas su e-pristatymo sistema. Tereikia pasinaudoti šia galimybe. Deja, tik apie pora šimtų įstaigų turi susikūrusios  registruotų elektroninių dokumentų pašto dėžutes.

Tokių retorinių klausimų galima užduoti labai daug. Tačiau svarbu ne klausimai, o atsakymai.   Šioje vietoje labai tiktų šūkis – PRADĖKIME NUO SAVĘS. Valstybė, kad ir ne visada tobulai,  palaipsniui suteikia daugiau galimybių įstaigoms ir įmonės mažinti biurokratiją, ar visomis jomis tinkamai naudojamės?

Straipsnyje naudoti šaltiniai ir nuorodos:

Lietuvos Respublikos administracinės naštos mažinimo įstatymas
https://www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/TAR.DE127819AE22/TAIS_461482

Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymas
https://www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/TAR.B4FA4C56B8D5/mlRSYhIbxG

Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymas
https://www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/TAR.382345294FBF/TAIS_463802

Lietuvos Respublikos darbo kodeksas
https://www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/TAR.31185A622C9F/TAIS_493843

Lietuvos Respublikos civilinio proceso kodeksas
https://www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/TAR.2E7C18F61454/GHEPGTxBBs

Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatymas
https://www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/TAR.ED68997709F5/CYdNocZYIr

Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymas
https://www.e-tar.lt/portal/lt/legalAct/TAR.43178AA9832E/qtOzwogBZo

Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės
http://www.archyvai.lt/lt/teisine-informacija_51/teisesaktai/aktualiosredakcijos.html

Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės
http://www.archyvai.lt/lt/teisine-informacija_51/teisesaktai/aktualiosredakcijos.html

Dokumentų valdymo funkcijos efektyvaus atlikimo rekomendacijos.
http://www.archyvai.lt/lt/teisine-informacija_51/kiti-dokumentai/rekomendacijos.html

Personalo dokumentų saugotojų paieška
http://iaps-pub.archyvai.lt/web/guest/personalo-dokumentu-saugotoju-paieska

E. pristatymo informacinė sistema
https://epristatymas.post.lt

P. Auštrevičius: „Pirmasis Administracinės naštos mažinimo įstatymas – tvirtas apynasris biurokratizmui“
http://www.liberalai.lt/lt/naujienos-3/zyme-politikas/zyme-petras-austrevicius/p-austrevicius-pirmasis-administracines-nastos-mazinimo-istatymas-tvirtas-apynasris-biurokratizmui-2310