Kad kotas kirvį atitiktų. Kaip nesuklysti renkantis dokumentų valdymo sistemą (DVS)?
Įsivaizduokite: išaušo saulėtas pirmadienio rytas ir jūs nusprendėte, kad jums būtinas naujas išmanusis telefonas. Galbūt toks, kokį turi kolega iš gretimo kabineto. O gal geriau būtų rinktis konkurentų direktoriaus naudojamą modelį? Svarstymams daug laiko nenorite skirti. Galutinį sprendimą priimsite parduotuvėje, kur jūsų laukia gausybė modelių. Įžengus pro parduotuvės duris nustebote ir pasimetėte? Nieko, šią akimirką jums pagelbės konsultantas. Jo rankose kaip tik žiba naujausias, 5,5 colių ekrano įstrižaine galintis pasigirti modelis. Imti? Neimti? Grįžti namo ir dar pagalvoti? Skambinti sekretorei pasitarti?
Kažkada man teko atsidurti panašioje situacijoje. Tik tada rinkausi ne telefoną ar kompiuterį, o dokumentų ir procesų valdymo sistemą (DVS). Vis dar prisimenu tą jausmą, kai į Google paieškos sistemą įvedžiau document and process management system ir gavau beveik pusę milijono skirtingų atsakymų. Prisipažinsiu, apėmė lengva panika. Ką daryti? Kaip nesuklysti ir nepasiklysti šiame informacijos vandenyne?
Pasielgiau paprastai: išjungiau kompiuterį ir grįžau atgal – į savo atstovaujamą gamybinę įmonę. Nes pasirinkimą geriausia pradėti nuo to, ką žinai geriausiai. O šiuo atveju tai būtų specifiniai kiekvienos gamybinės įmonės poreikiai. Jie geriausiai parodys kryptį, kuria reikės kreipti DVS paieškas.
Kokie dar poreikiai?
Kiek kartų jums teko girdėti, kad DVS poreikis turi kilti įmonės viduje? Man begales. Ir tik pradėjęs ieškoti DVS, supratau, kokia svarbi ši taisyklė ir kiek daug reikia apgalvoti, kad apsibrėžtum įmonės poreikius. Galiausiai vamzdžių lenkimo įmonės „Triple D Bending“ pirminį poreikį įvardinau kaip norą suvaldyti chaotiškus procesus. Ir tik tada su DVS pagalba būtų galima juos automatizuoti ir optimizuoti.
Taip pat turėjau nepamiršti dar vieno dalyko: iš išorės ateinančių reikalavimų. Gamybinėje įmonėje jie yra ne mažiau svarbūs nei vidiniai poreikiai. Juk nesinori netekti galimybės dalyvauti konkursuose, nes nėra sertifikatų ar priemonės, padedančios pateikti standartus atitinkančius dokumentus.
Atlikdamas įmonės išorinių ir vidinių poreikių analizę, susimąsčiau, kiek įmonė yra pajėgi racionaliai investuoti į DVS technologiją? Kokios naudos, rezultatų norėčiau pasiekti? Tai padėjo susiaurinti paieškų ratą, atmetant per brangius variantus.
Kas rinksis, o kas naudos DVS?
Jei įmonės poreikius nustatyti galėjau su kitų kolegų pagalba, tai pasirinkimo proceso jie tikrai nepalengvino. Čia galiojo paprasta taisyklė: kuo daugiau nuomonių, tuo reikalas tampa sudėtingesnis. Aš pastebėjau, kad geriausia turėti vieną žmogų (arba juo tapti pačiam), kuris gebėtų matyti įmonės poreikius, suvoktų DVS veikimo principus bei jos pritaikymo įmonėje galimybes. Jis turėtų matyti ir bendrą vaizdą: visą verslo viziją, kryptis, kuriomis vystosi rinka ir technologijos. Žinoma, visada galima pasikviesti DVS kuriančių įmonių atstovą, vadinamąjį evangelistą, tačiau ir čia reikės asmens, galinčio diskutuoti su jais.
Jei tokio žmogaus įmonėje nėra, praverstų profesionalus konsultantas. Ypač tai svarbu gamybinėse įmonėse, kur reikia unikalių sprendimų.
Funkcionalumas, funkcionalumas…
Renkantis DVS, planavau kelis žingsnius į priekį. Nes pakeisti netinkamą DVS įmonei kainuoja daug brangiau nei nusisamdyti konsultantą, atlikti rinkos tyrimą ir įdiegti poreikius atitinkančią DVS.
Tad grįžęs į Google, atlikau DVS funkcionalumo analizę. Galbūt gamybinei įmonei praverstų debesijos technologijas (angl. Cloud based) palaikantis sprendimas? O gal norėčiau galėti pats kurti sprendimus? Galiausiai, išanalizavęs informaciją, nusprendžiau, kad mūsų gamybinės įmonės poreikius geriausiai atitiktų variantas, kuriame būtų procesų automatizavimo funkcionalumas (labai naudingas ir esminis dalykas gamybinėms įmonėms!), galimybė pačiam kurti sprendimus (ko prireiks pradėjus DVS adaptuoti konkretiems įmonės poreikiams). Pati DVS turėjo būti lanksti, nesudėtinga, kad ją galėtų valdyti ir vidutinius įgūdžius turintis vartotojas. Žinant tai iš karto tapo paprasčiau, nes pasirinkimų skaičius sumažėjo per pusę.
Kodėl reikia atsiliepimų?
Kiekviena DVS pristatanti svetainė – tai tarsi atskiras pasaulis. Kaip nepasiklysti informacijoje? Pirmiausia atkreipiau dėmesį į tokius dalykus, kaip informacija apie DVS ir įmonės įgyvendinti sprendimai, kokios sistemos savybės yra išryškinamos. Mano nuomone, klientų istorijos bei atsiliepimai apie produktą yra ypač svarbūs. Atsiliepimų ieškojau ne tik oficialiame puslapyje, bet ir socialiniuose tinkluose. Koks yra bendras įspūdis? Koks gerų ir blogų atsiliepimų santykis? Ar yra sėkmės istorijų, publikuojamų spaudoje, interneto portaluose? Pavyzdžiui, apie dokumentų ir procesų valdymo sistemą „DocLogix“ aš sužinojau perskaitęs spaudoje, kai jie laimėjo „European IT Excellence“ apdovanojimą.
Kokios DVS galimybės?
Šiuo metu jau buvau išsirinkęs 5 dokumentų valdymo sistemas. Kas toliau? Pradėjau dar įdėmiau skaityti svetainėje pateikiamą informaciją. Atidžiai peržiūrėjau demonstracinius įrašus, perskaičiau ekspertų pasiūlymus ir komentarus. Be to, ieškojau konkrečių pavyzdžių, kaip jau buvo pritaikyta ši DVS. Tai leido padaryti išvadas apie sistemos lankstumą, sprendimų technologinį naujumą, pritaikomumą. Šiame etape man tinkančių DVS skaičius dar labiau sumažėjo.
Metas susipažinti su DVS kūrėjais?
Kai atradau tai, kas iš tiesų domina, pasikviečiau įmonės konsultantus individualiam pristatymui. Dabar man tereikėjo kalbėtis su įmonės atstovais ir atidžiai klausytis, ką jie sako. Atkreipiant dėmesį į jų motyvaciją. Užduoti konkrečius klausimus ir prašyti realių sprendimų bei įvykdomų pažadų. Susidūriau ir su tokiais DVS kūrėjais, kurie nieko neklausė, o tik pristatė savo turimą geriausią variantą. Jų nesirinkau, o toliau ieškojau tarp geresnių variantų.
Koks sėkmės reitingas?
Galiausiai ir aš radau geriausiai gamybinės įmonės poreikius ir reikalavimus atitinkančią DVS. Užvėriau parduotuvės duris ir pradėjau mokytis, kaip šią DVS priversti dirbti mano naudai. Po metų darbo su DVS „DocLogix“ turime unikalius, „Triple D Bending“ poreikius atitinkančius sprendimus (nuo efektyvaus susirinkimų valdymo iki standartus atitinkančios įrangos techninės priežiūros).
Remdamasis savo patirtimi, galiu pasakyti ir jums – renkantis dokumentų ir procesų valdymo sistemą, jūsų įmonei atsiveria daugybė naujų galimybių. Pasinaudokite jomis.
Kaip man pavyko pritaikyti DVS „DocLogix“ vamzdžių lenkimo įmonės „Triple D Bending“ reikmėms? Skaitykite čia
