Kaip atsakingai valdyti sutartis, kad jos taptų ne našta verslui, o konkurenciniu pranašumu?
Sutartys – tai ne šiaip rankos paspaudimą reprezentuojantis dokumentas – tai verslo santykių ir transakcijų stuburas. Šiandieninės verslo sutartys yra daug kompleksiškesnės, apimančios daugiau sričių bei apibrėžiančios daugiau išimčių. Todėl valdyti ir rengti sutartis yra sudėtinga. O tvirtinant sąlygas tenka numatyti aibes galimų scenarijų ir sugebėti įvertinti rizikas.
Netinkamas sutarčių valdymas – reali grėsmė verslui
Ar žinojote, kad netinkamas sutarčių valdymas gresia prarastomis pajamomis? Tyrimai atskleidžia, kad jei įmonės atsakingiau valdytų sutartis, jos gautų vidutiniškai 9% daugiau pajamų (šaltinis: Research by the Independent International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) tyrimas atliktas 2011/2012 m.). Specialistai teigia, kad tinkamas sutarčių valdymas apsaugo įmones nuo didelių finansinių praradimų ar netgi bankroto.
Kaip atpažinti grėsmes?
Kokie gi yra neatsakingo sutarčių valdymo požymiai? Klasikinis neatsakingo ir neefektyvaus sutarčių valdymo pavyzdys, paprastai, iliustruojamas, kaip rankinis sutarčių valdymas su aibe iš to išplaukiančių problemų:
- Pasimetusios sutarys;
- Praleisti terminai;
- Brangios ir netikslios su sutartimis susijusios ataskaitos;
- Ilgai trunka surasti reikiamą sutartį – daug atsakingų asmenų už sutarčių saugojimą;
- Sutarties derinimo procesas ilgas ir nekontroliuojamas;
- Sunku atsekti, kas ir kokius pakeitimus darė sutartyje;
- Sunku sukontroliuoti, kad būtų naudojami vieningi sutarčių šablonai, o svarbios sąlygos būtų nekeičiamos;
- Sudėtinga kontroliuoti sutarčių išimtis ir terminus;
- Sunku arba neįmanoma įvertinti, kiek kainuoja sutarties parengimas.
Verslo ateitis – procesų automatizacija
Dauguma organizacijų (72 %) aukščiau minimas sutarčių valdymo problemas sprendžia pasitelkdamos specializuotus sutarčių valdymo įrankius. Nors sutarčių valdymo įrankių branda ir sprendžiamų problemų imtis skiriasi, vis dėlto, tai rodo, kad automatizuotas sutarčių valdymas jau nebe prabanga, o būtinybė. (šaltinis: © BeringPoint. Study “Contract Management 2010”). Likusios – naudoja sutarčių valdymo įrankius.
Automatizuotas sutarčių valdymas, kaip konkurencinis pranašumas
Taigi, organizacijos „ginkluojasi“ specializuotais sutarčių valdymo įrankiais. Sėkmingų verslo pavyzdžių analizė rodo, kad sutvarkius sutarčių valdymo procesus, t.y. juos automatizavus, anksčiau buvusios silpnybės pavirsta įmonės konkurenciniu pranašumu. Taip valdomos sutartys didina verslo efektyvumą ir mažina rizikas.
Aukštesnis efektyvumas tai:
- Aiškus ir standartizuotas sutarčių pasirašymo procesas;
- Mažesnės darbo laiko sąnaudos skirtos sutarčių pasirašymui;
- Visada aiškūs atsakingi asmenys;
- Galimybė nuolat vykdyti sutarčių pasirašymo kontrolę ir operatyviau reaguoti į problemas kylančias pasirašant sutartis;
- Paprastas archyvavimas ir lengvas sutarčių pasiekiamumas (sutartys prieinamos leidimą turintiems asmenims tiek ofise, tiek už jo ribų);
- Nesudėtinga sutarčių galiojimo ir vykdymo kontrolė.
Didesnis efektyvumas lemia tai, kad Jūsų sutartys nepasimeta, randamos akimirksniu, yra žinoma, kas ką rengė, ką taisė, kuri versija yra paskutinė. Sutartys rengiamos ir valdomos efektyviai (nebelieka jokių popierių nešiojimo, jokių pradelsimų laukiant parašų). Tik paskaičiuokite, juk perkeldami sutarčių derinimą, tvirtinimą ir pasirašymą į elektroninę erdvę, sudėtingesnes sutartis galime pasirašyti ne per 1 savaitę, bet per 1 dieną. Taip Jūs taupote ne tik darbo laiką, bet pagreitinate organizacijos veiklos ir procesus. Pagerėja organizacijos finansiniai srautai. Be to, esate užtikrinti, kad visos sutartys yra derinamos ir pasirašomos pagal nustatytus standartus. Jose neatsirado nesuderintų pakeitimų, aiški atsakomybė.
Geresnis rizikų valdymas pasiekiamas dėl to, kad:
- Vadovai visuomet mato su sutartimis susijusias ataskaitas. Sutarčių ataskaitas pagal skyrius arba kiek laiko sugaištama sutarties rengimui, kiek ir kokio tipo sutarčių turi kiekvienas vadybininkas ir t.t. Ši informacija svarbi strateginiams verslo sprendimams priimti.
- Minimizuojama arba eliminuojama klaidų tikimybė. Pavyzdžiui, nebus išsiųsta nepatvirtinta sutarties versija pasirašymui, sutartys nepasimes, bus išvengta nenaudingų sąlygų patvirtinimo ir pan.
- Sutartys rengiamos šablonų pagalba, o gaunamos sutartys praeina iš anksto aprašytą derinimo procesą. Todėl visos sutartys atitinka vidinius ir išorinius teisinius reikalavimus.
