Kaip išsirinkti tinkamą sutarčių valdymo sistemą?

Praktika rodo, kad įgyvendinti automatizuotą ir pilnai kontroliuojamą sutarčių valdymą įmanoma tik turint tam skirtus sutarčių valdymo įrankius. Rinkoje yra ištisa galybė sutarčių valdymo sprendimų, todėl nusprendus keistis, prasideda dažnai painus ir ilgas sprendimo parinkimo procesas. Organizacijos vadovai ir IT personalas dažnai „nesusikalba“ arba nelabai žino kokius lūkesčius ir reikalavimus jai formuluoti.

Šiame straipsnyje daugiausiai dėmesio skirsiu technologiniams sprendimo parinkimo aspektams.

Taigi, rekomendacijos būtų tokios:

1. Rinkitės patikimą tiekėją.
2. Suformuluokite detalų sistemai keliamų lūkesčių sąrašą.
3. Numatykite sistemos sąveiką su kitais organizacijos verslo procesais (pirkimai, personalo valdymas ir t.t.).
4. Reikalaukite rekomendacijų.

Klientai įvardija, kad sudėtingiausia – suformuluoti teisingus reikalavimus planuojamai sistemai. Kitaip tariant, neturint praktikos, sunku sugalvoti, kokios sistemos norėti.

Reikalavimų sutarčių valdymo sistemai formulavimas

Rinkdamiesi sutarčių valdymo sistemą ir formuluodami jai lūkesčius, galite vadovautis vienu iš dviejų sistemos pasirinkimo metodų:

• Supaprastintu – kai tiesiog pateikiate bendruosius lūkesčius, kuriuos keliate sutarčių valdymo sistemai.
• Nuosekliuoju – kai bandote apibrėžti, kaip sistema turi veikti kiekviename sutarties gyvavimo ciklo etape.

Supaprastintas metodas

Šiuo atveju tiekėjui pateikiamas standartinis/supaprastintas sutarčių valdymo sistemos reikalavimų sąrašas:

• Lengvas ir greitas reikiamo dokumento suradimas;
• Struktūrizuotas ir saugus informacijos pildymas;
• Pilna prieiga prie informacijos;
• Aktualios redakcijos dokumentai;
• Vieningos sutarčių valdymo procedūros;
• Nuotolinė prieiga prie sutarčių;
• Sutarčių ataskaitos;
• Geresnis sutarties sąlygų įgyvendinimas;
• Aukštesnis darbuotojų produktyvumas;
• Paprastesnis bendradarbiavimas;
• Elektroninis parašas;
• Skaidrus ir greitas elektroninis patvirtinimo procesas;
• Intuityvus naudojimas;
• Popieriaus, archyvavimo patalpų kaštų sumažėjimas.

Šį sąrašą galima apibūdinti kaip bendrųjų reikalavimų sąrašą sutarčių valdymo sistemai. Vis dėlto, šis metodas turi trūkumų, nes aukštas abstrakcijos lygmuo palieka daug erdvės interpretacijoms, o tai reiškia, kad didėja tikimybė įsigyti ne visai tai, ko norite. Siekiant to išvengti, rekomenduojama vadovautis nuosekliuoju sistemos reikalavimų formulavimo metodu.

Nuoseklusis metodas

Nuoseklusis sutarčių valdymo sistemos reikalavimų formulavimas užima daugiau laiko ir pastangų, reikalauja gilesnės poreikių analizės, bet leidžia suvokti tikrąjį sprendimo poreikį. Rezultate gaunamas ne sausas funkcijų rinkinys, o suvokimas kaip sprendimas „įsipins“ į organizacijos verslo procesus, ką jis pakeis, kokia bus to nauda. Naudojant šį metodą funkciniai sistemos reikalavimai surašomi remiantis skirtingais sutarties gyvavimo ciklo etapų uždaviniais.

Žemiau pateikiamas šablonas, kurį  galite pritaikyti savo organizacijos poreikiams.

Sutarties inicijavimas/parengimas:

• Personalizuotų sutarčių šablonų biblioteka;
• Įmonės poreikiams pritaikyta sutartį aprašanti kortelė;
• Standartinių sutarties laukų automatinis užpildymas;
• Užduotys susijusios su sutarčių parengimu;
• Kontaktų valdymas.

Rekomenduojama siekti kuo aukštesnio automatizacijos laipsnio sutarčių rengimo etape. Modernios sistemos tokias galimybes tikrai teikia.

Sutarties derinimo procesas:

• Automatinio derinimo proceso sukūrimas (procesas gali būti nuoseklus, paralelinis arba mišrus);
• Su derinimu susijusios užduotys;
• Derinimo proceso koregavimas t.y. galimybė keisti procesą;
• Derinimo proceso eigos stebėsena;
• Priminimai bei pranešimai dalyvaujantiems asmenims;
• Sutarties pakeitimų fiksavimas;
• Pastabų pateikimas tvirtinant arba atmetant sutartį;
• Sutarties koregavimas pagal pastabas ir pasiūlymus;
• Sutarčių versijų kontrolė.

Aukščiau išvardintuose reikalavimuose vis pasikartoja žodis PROCESAI. Rinkdamiesi sutarčių valdymo sistemą kreipkite dėmesį ne tik į procesų automatizacijos lygį. Ne mažiau svarbu, kaip/ar automatizuotus procesus galėsite koreguoti vėliau, kai organizacijoje atsiras tam tikrų pokyčių. Kokiu būdu bus automatizuoti kiti su sutartimis susiję procesai tokie, kaip sąskaitų faktūrų patvirtinimas ir pan.? Šioje vietoje svarbu įsitikinti, kad planuojama sutarčių valdymo sistema turėtų paprastai valdomą  procesų automatizavimo variklį. Tai reiškia, kad atsiradus pakeitimų poreikiui, jums netektų kas kartą kreiptis į gamintoją. Privalote turėti galimybę pakeitimus atlikti savarankiškai. O jei ir tektų kreiptis – kad tokių pakeitimų kaina būtų protinga.

Tvirtinimo/pasirašymo procesas:

• Paralelinis arba nuoseklus sutarties tvirtinimas;
• Pasirašymas el. parašu;
• Siuntimas pasirašymui išoriniams kontrahentams;
• Komentavimas tvirtinant/pasirašant/atmetant;
• Vizavimo/tvirtinimo/pasirašymo veiksmų ataskaita.

Jei valdote didelius sutarčių srautus, dirbate su fiziniais asmenimis, su kuriais pasirašinėjate sutartis, be abejonės norėsite, kad sutarties derinimas ar pasirašymas įvyktų per kuo trumpesnį laiko tarpą. Turėkite omenyje, kad jau yra sutarčių valdymo sistemų, kurios vykdo automatizuotą sutarčių derinimą/prasirašymą ir su išoriniais kontrahentais.

Sutarties sąlygų vykdymas:

• Sutarties vykdymo užduočių formavimas;
• Vykdymo eigos stebėsena;
• Su sutarties vykdymu susiję automatiniai priminimai.

Pageidautina ir galimybė redaguoti sutartį aprašančią kortelę t.y. pridėti arba išimti laukus, priklausomai nuo organizacijai reikalingos informacijos. Toks funkcionalumas padeda kontroliuoti sutarčių išimtis ir nestandartines sąlygas.  Taip pat pravartu žinoti, kad sutarčių valdymo sistema turi siųsti pranešimus/priminimus apie artėjančius sutarties pasibaigimo terminus. Tai padės laiku pratęsti sutartis.

Sutarčių auditas ir ataskaitos

Rekomenduotina, kad sistema galėtų generuoti su sutarčių rengimu ir derinimu bei jų vykdymu susijusias ataskaitas. Tai reiškia, kad matytumėte, pavyzdžiui, tokius duomenis: kiek laiko užima sutarties parengimas ir suderinimas, kur ilgiausiai užtrunka procesas,  kiek sutarčių valdo kiekvienas atsakingas asmuo ar skyrius. Ši informacija padeda matyti proceso eiga ir koreguoti trūkumus. Taip pat svarbu matyti pasirašytų sutarčių statistiką, sutarčių ir jų sąlygų vykdymo statusą, jų galiojimo terminus, sutarčių pratesimo informaciją ir pan.

Saugojimas:

• Popierinis archyvas perkeliamas/keičiamas į elektroninį archyvą;
• Vieninga organizacijos sutarčių saugykla;
• Elektroninių dokumentų (pasirašytų kvalifikuotu elektroniniu parašu) ilgalaikis saugojimas.

Jei reikia, prašykite jau sukauptų popierinių dokumentų skenavimo ir sukėlimo  į el. sistemą paslaugos.

Siekiant kokybiško sutarčių valdymo, visos sutartys turi būti pasiekiamos greitai ir patogiai. Patogi paieška sutarčių valdymo sistemoje turi užtikrinti, kad reikiama sutartis ir su ja susijusi informacija (netgi susirašinėjimas, kažkada vykęs jos derinimo metu) būtų atrandamas akimirksniu. Taip bus taupomas laikas ir tiesioginės archyvavimo išlaidos. Todėl įsitikinkite, ar planuojamos įsigyti sutarčių valdymo sistemos paieška yra patogi. Tiesiog pasiteiraukite, ar sistemoje bus:

• Greitoji paieška;
• Detalioji paieška pagal sutarties turinį;
• Sugrupuoti paieškos rezultatai;
• Paieškos rezultatų filtravimas;
• Sutarčių ir kt. dokumentų sąsajų nustatymas.

Kitos svarbios modernios sutarčių valdymo sistemos savybės

Integracijos

Atminkite, kad sutarčių valdymo sistema neteiks maksimalios naudos, jei ji bus izoliuota nuo kitų organizacijos veiklos procesų bei sistemų. Sistemoje turi būti galimybė nustatyti sutarčių sąsajas su projektais, sąskaitomis, su  kitais dokumentais (el. laiškais,  korespondencija). Ji turi integruotis su kitais įmonėje naudojamais sprendimais (NAV, SAP, MS Outlook ir t.t.). Pavyzdžiui, turi būti galimybė matyti ne tik visas galiojančias tam tikro kliento  sutartis bei su jomis susijusią korespondenciją, bet ir vykdymo metu išrašytas sąskaitas bei tai, kiek pajamų jis jau sugeneravo įmonei ir kiek dar planuojama.

Saugumas

Saugi ir kontroliuojama prieiga prie informacijos yra gyvybiškai svarbi. Nors centralizuoto sutarčių valdymo esmė yra patogi prieiga prie sutarčių informacijos, bet tai nereiškia, kad šią informaciją gali pasiekti bet kas. Svarbu užtikrinti saugią ir kontroliuojamą prieigą prie informacijos. Reikalaukite, kad vartotojams, priklausomai nuo jų einamų pareigų organizacijoje, būtų suteikiama  prieiga tik prie tos informacijos, kurią jie turi teisę matyti.

Nuotolinė prieiga

Rekomenduotina, kad sistema turėtų nuotolinę prieigą ir suteiktų galimybę pasiekti sutartis ir jas valdyti būnant ne ofise. Tai ypač svarbu keliaujantiems vadovams. Todėl įsitikinkite, ar bus galimybė vykdyti bent šiuos pagrindinius  veiksmus  iš mobiliųjų įrenginių:

• Sutarčių peržiūra ar patvirtinimas;
• Užduočių paskyrimas, atlikimas ar atmetimas;
• Veiksmų ataskaitos peržiūra;
• Dokumentų atsisiuntimas.

Ir pabaigai apie sistemos diegimą bei debesis…

Rinkoje jau yra nusistovėjusi praktika, kad gamintojas suteikia sistemos diegimo metodo pasirinkimo laisvę. Klientas gali pasirinkti diegti sistemą jo serveriuose ar naudotis sistema kaip paslauga („Hosted“ arba „Cloud“). Vis dėlto, vienos universalios taisyklės, nusakančios, kurį diegimo metodą organizacijai pasirinkti, nėra. Rekomendacija būtų tokia: kalbėkitės su sistemos tiekėju. Išsakykite jam ne tik šios dienos poreikius, bet ir plėtros planus. Kompetentingas tiekėjas sugebės patarti, koks  diegimo metodas Jūsų organizacijai būtų optimaliausias.

Su straipsnio autoriumi galite pabendrauti konferencijoje „Technopelnas 2015“, kuri vyks lapkričio 26 d., Vilniuje.