„3T Baltic”: Efektyvus personalo dokumentų valdymas – misija įmanoma

Tomorrow‘s Trends&Tools – skaičiuoja dešimtuosius veiklos metus. Pagrindinės įmonės veiklos: prekių priežiūros (Merchandising) projektai, Promo (prezentacijų, degustacijų, promo akcijų) veikla, Prekybos vietų auditas, Slaptas pirkėjas. Pagrindiniai veiklos partneriai: didieji Lietuvos prekybos tinklai (Maxima, Rimi, Norfa, Iki, Senukai, Ermitažas, Moki veži) ir kitos prekių ar paslaugų pardavimo vietos.

Įdiegti sprendimai:

Problemos, kurias įmonė norėjo išspręsti:

  • Neefektyvus ir nepatogus personalo dokumentų ir sąskaitų procesų valdymas.
  • Ilgai trunkantys personalo dokumentų ir sąskaitų tvirtinimo procesai.
  • Ilgas popierinių dokumentų kelias iki centrinės būstinės ir pašto išlaidos.

Kaip „3T Baltic” dirbo iki „SimpleApprove”

  • Padrikas, sunkiai kontroliuojamas dokumentų valdymo procesas.
  • Nesukontroliuojamos išlaidos (darbuotojų daromi pirkimai).
  • Vieningos saugyklos (archyvo) nebuvimas.
  • Didelės pašto išlaidos.
  • Pamirštama, negaunama, neišsaugoma, pasimeta.
  • Didelės laiko sąnaudos „nereikšmingų” dokumentų tvarkymui.

Kodėl „SimpleApprove”

  • Sistema, kuri yra labai paprasta ir aiškiai suvokiama, intuityvi.
  • Nereikia siųstis ar instaliuoti jokių programų.
  • Nereikalauja jokių papildomų IT žinių.
  • Saugu.
  • Mobilumas.
  • Minimalios išlaidos (priklausomai nuo vartotojų skaičiaus).
  • Sistema yra lietuvių kalba (tačiau pritaikyta LV, EE ir ENG kalboms).

Projekto skaičiai:

  • Sistemą naudojasi nuo 2017 m. rugpjūčio mėn.
  • Šiandien sistema naudojasi 50 vartotojų, iki 2018 m. pab. planuojama ~100.
  • Per 1 mėn. apdorojame iki 100 personalo dokumentų ir ~400 sąskaitų (ir skaičius nuolatos auga, kartu su pajungiamais naujais darbuotojais).

100 % mobilumas

Įmonėje mobilius įrenginius turi VISI darbuotojai, o visa vadyba 100 % naudojasi TIK mobiliais įrenginiais. Todėl dokumentus teikia, tvirtina ir pasirašo iš bet kurios Lietuvos vietos, bet kuriuo paros metu.

Patarimai, planuojantiems diegtis personalo dokumentų valdymo sistemą:

  • Pradėkite nuo problemų identifikavimo ir iškėlimo vadovybei.
  • Nepamirškite pamatuoti galimos naudos.
  • Susiraskite jūsų poreikius atitinkantį sprendimą.
  • Dirbkite su sprendimo diegėjais ir visas problemas spręskite kartu.
  • Įmonėje paskirkite vieną žmogų, kuris dirbtų su sistema ir spręstų problemas. Jis turėtų būti ne tik specialistas, bet ir technologinis lyderis.
  • Prieš pradedami dirbti su sistema, kuo tiksliau nusimatykite esminius diegimo etapus, galimas kliūtis ir jų sprendimo būdus.

 

 

 

 

Sprendimų įdiegimo rezultatai:

 

Pagaliau suvaldėme 

Personalo dokumentų ir sąskaitų procesus.

 

 

Kelis kartus pagreitėjo

dokumentų pateikimo, patvirtinimo ir apdorojimo procesas.

 

Nuo 10 min. iki 1 min.

Sutrumpėjo prašymų pildymas ir patvirtinimas.

 

Iki kelių sekundžių

sutrumpėjo sąskaitų tvirtinimo procesas.

 

0 Eur

Išlaidų paštui.

 

Sutaupytas laikas

kurį galima skirti kitiems darbams.

 

Mūsų partneriai visame pasaulyje
3T Baltic prezentacija Simpleapprove Atsisiųsti
Siekdami, kad naršymas mūsų interneto puslapiuose būtų kuo patogesnis, naudojame slapukus (angl. cookies). Paspaudę „Aš sutinku” Jūs sutinkate su slapukų įrašymu. Daugiau apie slapukus ir kaip jų atsisakyti skaitykite „DocLogix” Privatumo politikoje.