Klientai
„3T Baltic”: Efektyvus personalo dokumentų valdymas – misija įmanoma
Tomorrow‘s Trends&Tools – skaičiuoja dešimtuosius veiklos metus. Pagrindinės įmonės veiklos: prekių priežiūros (Merchandising) projektai, Promo (prezentacijų, degustacijų, promo akcijų) veikla, Prekybos vietų auditas, Slaptas pirkėjas. Pagrindiniai veiklos partneriai: didieji Lietuvos prekybos tinklai (Maxima, Rimi, Norfa, Iki, Senukai, Ermitažas, Moki veži) ir kitos prekių ar paslaugų pardavimo vietos.
Įdiegti sprendimai:
Problemos, kurias įmonė norėjo išspręsti:
- Neefektyvus ir nepatogus personalo dokumentų ir sąskaitų procesų valdymas.
- Ilgai trunkantys personalo dokumentų ir sąskaitų tvirtinimo procesai.
- Ilgas popierinių dokumentų kelias iki centrinės būstinės ir pašto išlaidos.
Kaip „3T Baltic” dirbo iki „SimpleApprove”
- Padrikas, sunkiai kontroliuojamas dokumentų valdymo procesas.
- Nesukontroliuojamos išlaidos (darbuotojų daromi pirkimai).
- Vieningos saugyklos (archyvo) nebuvimas.
- Didelės pašto išlaidos.
- Pamirštama, negaunama, neišsaugoma, pasimeta.
- Didelės laiko sąnaudos „nereikšmingų” dokumentų tvarkymui.
Kodėl „SimpleApprove”
- Sistema, kuri yra labai paprasta ir aiškiai suvokiama, intuityvi.
- Nereikia siųstis ar instaliuoti jokių programų.
- Nereikalauja jokių papildomų IT žinių.
- Saugu.
- Mobilumas.
- Minimalios išlaidos (priklausomai nuo vartotojų skaičiaus).
- Sistema yra lietuvių kalba (tačiau pritaikyta LV, EE ir ENG kalboms).
Projekto skaičiai:
- Sistemą naudojasi nuo 2017 m. rugpjūčio mėn.
- Šiandien sistema naudojasi 50 vartotojų, iki 2018 m. pab. planuojama ~100.
- Per 1 mėn. apdorojame iki 100 personalo dokumentų ir ~400 sąskaitų (ir skaičius nuolatos auga, kartu su pajungiamais naujais darbuotojais).
100 % mobilumas
Įmonėje mobilius įrenginius turi VISI darbuotojai, o visa vadyba 100 % naudojasi TIK mobiliais įrenginiais. Todėl dokumentus teikia, tvirtina ir pasirašo iš bet kurios Lietuvos vietos, bet kuriuo paros metu.
Patarimai, planuojantiems diegtis personalo dokumentų valdymo sistemą:
- Pradėkite nuo problemų identifikavimo ir iškėlimo vadovybei.
- Nepamirškite pamatuoti galimos naudos.
- Susiraskite jūsų poreikius atitinkantį sprendimą.
- Dirbkite su sprendimo diegėjais ir visas problemas spręskite kartu.
- Įmonėje paskirkite vieną žmogų, kuris dirbtų su sistema ir spręstų problemas. Jis turėtų būti ne tik specialistas, bet ir technologinis lyderis.
- Prieš pradedami dirbti su sistema, kuo tiksliau nusimatykite esminius diegimo etapus, galimas kliūtis ir jų sprendimo būdus.
Sprendimų įdiegimo rezultatai:
Pagaliau suvaldėme
Personalo dokumentų ir sąskaitų procesus.
Kelis kartus pagreitėjo
dokumentų pateikimo, patvirtinimo ir apdorojimo procesas.
Nuo 10 min. iki 1 min.
Sutrumpėjo prašymų pildymas ir patvirtinimas.
Iki kelių sekundžių
sutrumpėjo sąskaitų tvirtinimo procesas.
0 Eur
Išlaidų paštui.
Sutaupytas laikas
kurį galima skirti kitiems darbams.