„3T Baltic”: Efektyvus personalo dokumentų valdymas – misija įmanoma

Tomorrow‘s Trends&Tools – skaičiuoja dešimtuosius veiklos metus. Pagrindinės įmonės veiklos: prekių priežiūros (Merchandising) projektai, Promo (prezentacijų, degustacijų, promo akcijų) veikla, Prekybos vietų auditas, Slaptas pirkėjas. Pagrindiniai veiklos partneriai: didieji Lietuvos prekybos tinklai (Maxima, Rimi, Norfa, Iki, Senukai, Ermitažas, Moki veži) ir kitos prekių ar paslaugų pardavimo vietos.

Įdiegti sprendimai:

• „SimpleApprove” Personalo dokumentų valdymo modulis
• „SimpleApprove” Sąskaitų valdymo modulis

Problemos, kurias įmonė norėjo išspręsti:

• Neefektyvus ir nepatogus personalo dokumentų ir sąskaitų procesų valdymas.
• Ilgai trunkantys personalo dokumentų ir sąskaitų tvirtinimo procesai.
• Ilgas popierinių dokumentų kelias iki centrinės būstinės ir pašto išlaidos.

Kaip „3T Baltic” dirbo iki „SimpleApprove”

• Padrikas, sunkiai kontroliuojamas dokumentų valdymo procesas.
• Nesukontroliuojamos išlaidos (darbuotojų daromi pirkimai).
• Vieningos saugyklos (archyvo) nebuvimas.
• Didelės pašto išlaidos.
• Pamirštama, negaunama, neišsaugoma, pasimeta.
• Didelės laiko sąnaudos „nereikšmingų” dokumentų tvarkymui.

Kodėl „SimpleApprove”

• Sistema, kuri yra labai paprasta ir aiškiai suvokiama, intuityvi.
• Nereikia siųstis ar instaliuoti jokių programų.
• Nereikalauja jokių papildomų IT žinių.
• Saugu.
• Mobilumas.
• Minimalios išlaidos (priklausomai nuo vartotojų skaičiaus).
• Sistema yra lietuvių kalba (tačiau pritaikyta LV, EE ir ENG kalboms).

Projekto skaičiai:

• Sistemą naudojasi nuo 2017 m. rugpjūčio mėn.
• Šiandien sistema naudojasi 50 vartotojų, iki 2018 m. pab. planuojama ~100.
• Per 1 mėn. apdorojame iki 100 personalo dokumentų ir ~400 sąskaitų (ir skaičius nuolatos auga, kartu su pajungiamais naujais darbuotojais).

100 % mobilumas

Įmonėje mobilius įrenginius turi VISI darbuotojai, o visa vadyba 100 % naudojasi TIK mobiliais įrenginiais. Todėl dokumentus teikia, tvirtina ir pasirašo iš bet kurios Lietuvos vietos, bet kuriuo paros metu.

Patarimai, planuojantiems diegtis personalo dokumentų valdymo sistemą:

• Pradėkite nuo problemų identifikavimo ir iškėlimo vadovybei.
• Nepamirškite pamatuoti galimos naudos.
• Susiraskite jūsų poreikius atitinkantį sprendimą.
• Dirbkite su sprendimo diegėjais ir visas problemas spręskite kartu.
• Įmonėje paskirkite vieną žmogų, kuris dirbtų su sistema ir spręstų problemas. Jis turėtų būti ne tik specialistas, bet ir technologinis lyderis.
• Prieš pradedami dirbti su sistema, kuo tiksliau nusimatykite esminius diegimo etapus, galimas kliūtis ir jų sprendimo būdus.