Dokumentų valdymo auditas

Audito metu yra atliekama organizacijos procesų ir informacinių sistemų veiklos procesų analizė, specializuota dokumentų valdymo poreikiams.

Audito metu įvertinama:

  • dokumentų valdymo procesų elektronizavimo lygis;
  • kaip organizacijoje naudojama DVS (jei DVS nenaudojama, kaip panašius vaidmenys atliekančios sistemos) atitinka organizacijos dokumentų valdymo poreikius;
  • kaip organizacijos IT infrastruktūra atitinka dokumentų valdymo poreikius.

Pagrindinis audito tikslas yra rasti būdus kaip pagerinti organizacijos dokumentų valdymą. Tai pasiekiama nustatant:

  • kurie dokumentų valdymo procesai vyksta lėčiau nei galėtų;
  • kuriems dokumentų valdymo procesams trūksta standartizacijos;
  • kuriems dokumentų valdymo procesams trūksta kontrolės.

Audito apimtis

„DocLogix“ dokumentų valdymo audito metu analizuojami šie organizacijos aspektai:

  • Dokumentų valdymo procesai – peržiūrima, kaip yra struktūrizuotas ir vyksta darbas su dokumentais.
  • Dokumentų valdymo sistemos konfigūracija – įvertinama kaip sistema pritaikyta dokumentų valdymo poreikiams organizacijoje. Jei specializuotos DVS organizacija dar neturi, analizuojama kaip dokumentų platinimui, apsikeitimui, tvirtinimui organizacijoje panaudojamos kitos sistemos.
  • IT infrastruktūra – peržiūrima, kokia yra organizacijos IT infrastruktūra, ir ar ji atitinka dokumentų valdymo poreikiams.

Audito eiga

„DocLogix“ dokumentų valdymo audito vykdymas skirstomas į šiuos etapus:

1. Projekto planavimas – prasidėjus dokumentų valdymo audito projektui, pirmiausiai atliekamas detalus projekto eigos planavimas:

  • Suformuojama bendra darbo grupė su organizacijos atstovais;
  • Susipažįstama su organizacijos struktūra;
  • Nusprendžiama kokius kurių padalinių darbuotojus įtraukti į audito metu atliekamas apklausas ir interviu;
  • Suderinamas interviu ir apklausų atlikimo grafikas.

2. Informacijos surinkimas – šio etapo metu vykdomi suplanuoti interviu ir apklausos. Interviu ir apklausų būdu surenkama informacija apie šiuos procesus:

  • Pirkimų valdymas;
  • Sutarčių ir sąskaitų valdymas;
  • Vidinių dokumentų (tvarkos, potvarkiai, įsakymai, įgaliojimai) valdymas;
  • Personalo supažindinimo valdymas;
  • Posėdžių protokolų valdymas;
  • Klientų užklausimų valdymas;
  • Projektų dokumentų valdymas;
  • Korespondencijos valdymas;
  • Kiti derinimą įtraukiantys procesai;
  • Kiti kontrolės reikalaujantys procesai.

3. Analizė – šio etapo metu peržiūrima ir struktūrizuojama visa surinkta informacija. Analizės metu skaičiuojami tokie rodikliai:

  • Dokumento tvirtinimo trukmė;
  • Darbų perdavimo vykdymui trukmė;
  • Sugaištos darbo valandos atliekant dažnai pasikartojančius dokumentų valdymo veiksmus (pvz. dokumentų segiojimas į bylas, spausdinimas, kopijavimas, parašų surinkimas);
  • Dokumentų apsikeitimo kaštai (pvz. dokumentų perdavimas tarp nutolusių padalinių);
  • Terminų ir vykdymo kontrolė;
  • Neįvykdymo baudų kaštai (pvz. kiek organizacijai kainuoja pamesti dokumentai).

4. Išvadų ir rekomendacijų paruošimas – šio etapo metu remiantis analizės rezultatais formuojamos:

  • išvados apie organizacijos dokumentų valdymo veiklos optimalumą, dokumentų valdymo elektronizavimo lygį, dokumentų valdymo sistemos atitikimo organizacijos poreikiams lygį ir pan.;
  • rekomendacijos, kaip gerinti dokumentų valdymo veiklą organizacijoje (iš sistemos bei procesų požiūrio); rekomendacijos gali būti pateikiamos įvairiu formatu pagal organizacijos poreikius (pvz. procesų diagramomis, DVS specifikacijomis ir pan.)

5. Išvadų ir rekomendacijų aptarimas – suformuotos išvados ir rekomendacijos pristatomos užsakovui, aptariamos rekomendacijų įgyvenimo galimybės.

Norite užsakyti dokumentų valdymo audito paslaugą? Kreipkitės į mus

Tel: 8 (5) 274 58 53
El. paštu: sales@doclogix.lt

Siekdami, kad naršymas mūsų interneto puslapiuose būtų kuo patogesnis, naudojame slapukus (angl. cookies). Paspaudę „Aš sutinku” Jūs sutinkate su slapukų įrašymu. Daugiau apie slapukus ir kaip jų atsisakyti skaitykite „DocLogix” Privatumo politikoje.