Personalo dokumentų valdymo sprendimas: 11 balų vertas „darbuotojas“
Personalo skyriaus kasdienybė yra glaudžiai susijusi su dviem dalykais: žmonėmis ir dokumentais. Nuo to, kaip efektyviai personalo skyrius suvaldys nuolatinį dokumentų srautą (gaunamą ir siunčiamą korespondenciją, asmens bylas, skyrių darbo aprašymus, įsakymus ir pan.), priklauso, kiek laiko jis galės skirti tiesioginei interakcijai su žmonėmis (atlikti personalo tyrimus, formuoti personalo politiką ir kultūrą, organizuoti susirinkimus, renginius, vykdyti naujų darbuotojų paiešką ir pan.).
Kaip manote, kiek laiko per metus vidutiniškai skiriama reikalingų dokumentų paieškai? Pasufleruosime: iki 6 savaičių. O kiek kilometrų nueina personalo skyriaus darbuotojai, nešiodami po kabinetus sutartis, atostogų prašymus ar dokumentus rašytiniam susipažinimui? Geriau net nepradėti skaičiuoti. Faktas, kad rankų ir kojų miklumu paremta nuostolinga praktika vis dar vyrauja daugumoje įmonių ir organizacijų. Ką reikėtų pakeisti personalo skyriaus veikloje, kad nuostoliai virstų pelnu? Įdarbinti vasaros atostogų ir pietų pertraukos neprašantį darbuotoją – dokumentų ir procesų valdymo sistemą (toliau – DVS).
Aišku, kiekviena įmonė yra unikali, o personalo skyrius išsiskiria specifiniais darbais, kuriuos įvykdyti gali būti sudėtinga paprastai DVS. Šioje vietoje jums prireiks konkretaus personalo skyriaus poreikiams pritaikyto sprendimo.
Šiame straipsnyje pateiksime keletą pavyzdžių, kaip būtų galima dar geriau panaudoti „DocLogix“ personalo procesų automatizacijai ir optimizacijai. Galbūt atrasite naujas galimybes bei funkcijas, kurios pagreitins, palengvins ir patobulins jūsų įmonės personalo skyriaus darbą.
Personalo dokumentų valdymo sprendimas: funkcijos ir naudos
Nesibaigiančių popierių lavina? Nieko apie tai negirdėjome!
Tikriausiai kiekvienas personalo skyriaus darbuotojas svajoja apie tvarkingai surūšiuotus dokumentus, greitai randamas bylas ir iš rankų nekrentančias popierių krūvas. Įdiegus Personalo sprendimą, visi su personalo valdymu susiję dokumentai (įsakymai, instrukcijos, įstatai, pareiginiai nuostatai, vidaus tvarkos taisyklės, informaciniai dokumentai ir kt.) bus saugomi elektroniniu formatu su išsamiais aprašymais, palengvinančiais jų paiešką.
Darbuotojų dokumentai: iš milžiniškų segtuvų į sistemą
Kai įmonėje ar organizacijoje dirba keliolika žmonių, darbo sutarčių ir kitų dokumentų tvarkymas nesukelia daug rūpesčių. Bet jei įmonė plečiasi, joje yra keli šimtai darbuotojų, suvaldyti srautą gali tapti sunku. Personalo dokumentų valdymo sprendime sutartys ir kiti su darbuotojais susiję dokumentai (pvz.: nuskenuoti sveikatos pažymėjimai, charakteristikos, darbo vietų aprašymai, pareiginiai nuostatai) gali būti saugomi sistemoje. Tai reiškia ne tik greitesnę paiešką ar segtuvų su popieriais atsisakymą, bet ir automatiškus priminimus. Pavyzdžiui, jei darbuotojo A. terminuota darbo sutartis turėtų pasibaigti 2018 m. liepos 15 d., personalo darbuotojas galės susikurti priminimą ir jį gauti likus savaitei iki sutarties pabaigos.
Įforminus darbuotojo atleidimą iš darbo, jo asmens bylą bus galima parengti saugojimui ir perkelti į elektroninį archyvą. Jame ji bus saugoma tiek laiko, kiek būtina pagal įstatymuose numatytą tvarką.
Daugiau jokių interpretacijų prašymų pildymo tema
Prasidėjus atostogų metui, personalo skyriaus elektroninio pašto dėžutę užplūsta klausimai apie atostogų prašymus. Kokią formą pildyti? Jei vadovo šiandien nėra, kas turėtų jį pasirašyti? Nežinojimas ir pasimetimas ne tik apsunkina procesą, bet ir trikdo personalo skyriaus darbą.
Personalo dokumentų valdymo sprendimas problemą išsprendžia paprastai: DVS yra sukurta unifikuota prašymo forma, kurią darbuotojas galės užpildyti per vieną minutę. Sistemą galima taip sukonfigūruoti, kad suvedus visus reikalingus duomenis, automatiškai prasidėtų prašymo tvirtinimo procesas. Jis būtų nusiunčiamas darbuotojo vadovui prašymo tvirtinimui arba atmetimui. Galiausiai dokumentas pasiektų personalo skyrių.
Taip pat DVS parengti kiti įmonės dokumentai atitiks visas Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisykles bei normas.
Vietoje nesibaigiančių susirinkimų, automatizuotas supažindinimas su naujomis tvarkomis
Kai organizacijoje yra priimami nauji įsakymai, keičiamos tvarkos ar įgaliojimai, personalo skyriui tenka nemenka užduotis supažindinti visus su pokyčiais. Įprastas būdas būtų sukviesti darbuotojus į susirinkimą ir tiesiog papasakoti, kas ir kaip. Bet taip naujienos tikrai pasieks ne visus darbuotojus: vieni neateis, nes bus užsiėmę, kiti tuo metu atostogaus, o tretiems vyks susitikimai su klientais. Iškyla klausimas – kur laikyti tokio tipo dokumentus, kad visi darbuotojai bet kada galėtų su juo susipažinti?
Personalo dokumentų valdymo sprendime galėsite saugoti visus su personalu, ir ne tik, susijusius dokumentus bei nustatyti priminimus. Jeigu įmonėje bus priimtas naujas įsakymas, potvarkis, instrukcijos, darbuotojui tereikės paleisti sistemoje supažindinimo su dokumentu procesą. Be to, personalo skyriaus darbuotojas matys, kas su kokia tvarka yra susipažinęs, bei gaus sistemos priminimus, jei darbuotojai vėluos susipažinti su jiems skirtais dokumentais.
Ši funkcija palengvins ir naujo darbuotojo įdarbinimo procesą. DVS jis galės susipažinti su civilinės ir darbo saugos reikalavimais, darbų organizavimo tvarka ir taisyklėmis.
Darbo priemonės: inventorizaciją atlikti dar niekada nebuvo taip paprasta
Kaip manote, kiek darbo priemonių gali turėti vidutinio dydžio įmonė? Kelis šimtus? Kelis tūkstančius? O gal keliasdešimt tūkstančių? Dabar įsivaizduokite, kaip visa tai atrodo vienoje Microsoft Office Excell lentelėje. Informacijos kiekis turėtų bauginti. Personalo dokumentų valdymo sprendime galėsite patogiai valdyti visų darbo priemonių sąrašą: įvesti naujas priemones, jas priskirti naujiems darbuotojams, peržvelgti jų jau turimus daiktus.
Vienas žodis – saugumas
Įsigaliojus Bendrajam duomenų apsaugos reglamentui, asmens duomenų apsauga tapo dar labiau sugriežtinta. Suprantama, kad personalo skyriuje saugoma informacija yra skirta ne kiekvieno darbuotojo akims. DVS informaciją galima suskirstyti lygmenimis ir priskirti žmones, kurie turės teisę ją matyti. Pavyzdžiui, žemiausios grandies darbuotojas galėtų matyti tik tiesiogiai su juo susijusią informaciją, o personalo skyriaus vadovas atvirkščiai – turėtų prieigą prie visų personalo dokumentų.
Taigi, Personalo dokumentų valdymo sprendimo naudos akivaizdžios: jis kelis kartus pagreitins įprastus procesus, supaprastins dokumentų valdymą ir saugojimą ir, kas svarbiausia, palengvins personalo skyriaus darbą. Skyriaus darbuotojai turės daugiau laiko naujų talentų paieškai, didesnės apimties projektų įgyvendinimui, organizacinės kultūros ir personalo politikos formavimui ar darbų, kuriems „niekada nėra laiko“, atlikimui. Galiausiai, būtent personalo skyrius yra ta vieta, kuri kuria įmonės kultūrą, pasitinka bei išlydi darbuotojus, dalinasi informacija. Tad investavimas į sėkmingą ir efektyvų šio skyriaus darbą turėtų tapti kiekvienos įmonės ar organizacijos prioritetu.
Sužinokite daugiau apie „DocLogix“ Personalo dokumentų valdymo sprendimą
