Informacijos srautų suvaldymas: misija įmanoma

city-1150026_960_720

Ką reiškia suvaldyti informaciją ir dokumentus gamybinėje įmonėje? Mano nuomone, tai reiškia užtikrinti kokybišką procesų dokumentaciją, efektyvią procesų eigą, operatyvų darbą su klientais, gebėjimą teikti saugumo standartus atitinkantį produktą. Įmonė, kurioje dirbu, „Triple D Bending“, pagal specialius užsakymus gamina metalines alkūnes naftotiekiams, dujotiekiams ir chemijos pramonei.

Prie vieno produkto inžinerinio projekto ir pagaminimo gali dirbti keli šimtai žmonių. Galiausiai… mūsų produktas tiesiog įkasamas į žemę mažiausiai 20-čiai metų. Gali kilti klausimas: „Tai ką gi čia tokio unikalaus mes parduodam?“.  Aš manau, kad tiek „Triple D Bending“, tiek bet kuri gamybinė įmonė, parduoda ne tik produktą, bet ir visus su juo susijusius procesus. Ir šiam deriniui geriausiai tiktų pavadinimas „kokybė, patikimumas, saugumas“. Kitaip tariant, mes parduodame garantiją, kad pagaminome išties kokybišką, standartus atitinkantį produktą, kuriam galime suteikti net 20 metų garantiją.

Kaip visa tai užtikrinti? Aišku, galima rankiniu būdu rinkti kiekviename gamybos proceso etape parengiamus dokumentus. Klausinėti specialistų, ar dokumentaciją parengė pagal naujausius reikalavimus. Smulkmeniškai tikrinti, ar produktai išsiunčiami su pilna ir paskutinės versijos dokumentacija. Bet ar tai bus efektyvu? Mano atsakymas – ne. Kam daryti darbą, kurį gali atlikti progresyvi IT priemonė? Šiuo atveju, dokumentų ir procesų valdymo sistema (DVS).

pexels-photo-large

Kaip palengvinti pirmuosius žingsnius?

Žinoma, pačioje pradžioje (kaip tikriausiai ir jūs) aš nežinojau, kokio įrankio mums reikia. Čia, kaip ir ligos atveju, kai jauti, kad negaluoji, bet dar nėra aišku, kokiais vaistais gydytis. Dėl to pradėjau domėtis, kaip procesus automatizuoja ir optimizuoja kitos gamybinės įmonės, kokios tendencijos vyrauja, kokie reikalavimai keliami dokumentų ir procesų valdymo sistemoms. Taip pat gilinausi į akademinę medžiagą apie procesų valdymus. Pradėjęs derinti patirtį ir metodinius reikalavimus, per kiek daugiau nei 3 metus pasiekėme, kad gamybinėje vamzdžių lenkimo įmonėje „Triple D Bending“ procesai būtų valdomi efektyviai bei proaktyviai. Susirinkimai tapo kelis kartus produktyvesni, mažiau laiko praleidžiama ieškant dokumentų ir tuo pačiu dokumentų ir procesų valdymo sistema užtikrina, kad visi reikalingi dokumentai pasiektų klientą. Galiausiai, mes galime numatyti problemas, greitai reaguoti į rinkos ar technologijų pokyčius ir taip užtikrinti aukščiausią gaminių kokybę.

Kaip mums tai pavyko? Pabandysiu papasakoti šiame straipsnyje.

Ar užteks motyvacijos?

Esu įsitikinęs, kad bet kokių pokyčių pagrindas ir variklis yra motyvacija. Ši istorija nebūtų sėkmės, jei viduryje proceso mums būtų pritrūkę motyvacijos. Iš kur jos atrasti? Žinoma, vienas geriausių motyvatorių – sėkmingai atliktas ir įvertintas darbas. Tad prieš pradėdami procesų automatizavimą ir optimizavimą, užsitikrinkite aukščiausios vadovybės palaikymą, surinkite grupę žmonių, kuriems tai būtų naudinga bei įdomu. Juk komandoje dirbti lengviau nei vienam. Be to, aš susiradau panašia veikla užsiimančių kolegų kitose gamybinėse įmonėse ir nemažai bendravau su jais. Be to, nusprendžiau savo patirtimi pradėti dalintis straipsniuose, pranešimuose.

Kokiame procesų valdymo etape esate jūs?

Suvokus, kokiame procesų valdymo brandos etape esate, daug lengviau numatyti, kokius veiksmus jums reikės dar atlikti. Iš viso jų yra 5:

  1. Ad-Hoc arba chaotiško procesų valdymo;
  2. Procesų apsibrėžimo;
  3. Kontroliuojamų procesų;
  4. Suprojektuotos procesų sistemos;
  5. Proaktyvaus valdymo.

Realų skirtumą tarp 1 ir 5 etapų galiu pailiustruoti pavyzdžiu iš savo patirties. Prieš maždaug 3 metus „Triple D Bending“ susirinkimų protokolai, papildoma medžiaga buvo saugomi Excel‘io ir Word‘o formose. Serveriuose galėjai rasti daugybę skirtingų failų. Nebuvo unifikuotų šablonų ir tuo pačiu galimybės sekti įmonės veiklą, daryti išvadas. Dabar, turėdami Susirinkimų valdymo sprendimą, naudojamės vienodomis užduočių ir protokolų formomis, prie kurių galima prijungti konkrečius uždavinius bei procesus. Atėjus į sekantį susirinkimą, nebereikia sukti galvos dėl išsibarsčiusių dokumentų ar nesančio darbų atsekamumo. Viską galima pamatyti sistemoje.

h

Kas pirmiau: įrankis ar analizė?

Turiu prisipažinti: mano pirmasis procesų automatizavimo įrankis buvo Excel‘io lentelės. Prieš pradėdamas daryti bet kokius pakeitimus, norėjau suvokti, kaip veikia procesai. Tad šis gana paprastas, tačiau lankstus įrankis, tam puikiai tiko. Aš neskubėjau, pasidariau minčių žemėlapį ir pradėjau dėliotis logišką procesų sistemą. Dar ir šiandien nebaigiau šio proceso. Nes procesų apsibrėžimas nėra vienkartinis veiksmas. Juos tenka nuolatos stebėti, tobulinti ir optimizuoti.

Tikrai ne vieną kartą man teko susidurti ir su stringančiu procesų apsirašymo, perkėlimo iš realybės į IT priemonę procesu. Kai viskas vykdavo ne taip, kaip buvau suplanavęs, aš sustodavau. Skirdavau laiko problemos gvildenimui, pokalbiams su procesų valdytojais ir etapų peržiūrai.  Kartais reikėdavo pasitelkti ir kūrybinį mąstymą. Ypač tose situacijose, kai logika ar matematiniai skaičiavimai nebepadėdavo.

Vienas iš galvosūkių buvo, kaip prie esamų procesų prijungti standartus, taisykles, reikalavimus. Jie gi yra tikri kūrybiškumo, adaptacijos greičio, lankstumo stabdžiai! Tačiau be jų neįmanoma užtikrinti saugaus, kokybiško, konkurencingo darbo gamybinėje įmonėje. Juk trūkus nors vienam vamzdžiui, kuriuo teka nafta, tektų mokėti milžiniškas baudas, o įmonei grėstų uždarymas. O ką daryti su tūkstančiais dokumentų? Jei viską atspausdintume, negalėtume suvaldyti ir nusižengtume ekologijos standartams.

Mąstydamas apie visus šiuos reikalavimus, taisykles ir standartus, supratau – man reikia pačio geriausio įrankio, kurio pagalba galėčiau valdyti ne tik dokumentus, bet ir procesus.

Ką aš pasirinkau?

Taigi, vedamas skirtingų reikalavimų, pradėjau galvoti, kokio įrankio mūsų įmonei reikės. Tuo metu įmonėje procesų valdymas jau žengė į kontroliuojamų ir suprojektuotų procesų etapus ir atsirado poreikis dar geriau apčiuopti procesus, darbų eigą. Taip pat pamačiau, jog iki tol naudota ERP sistema (o tuo labiau jau minėtos Excel lentelės) nesugebėjo patenkinti visų poreikių. Man reikėjo dviejų įrankių: dokumentų valdymo ir procesų valdymo sistemų. Laimei, atradau „DocLogix“, kuriame galėjau ne tik apjungti visus procesus, juos automatizuoti, bet ir išmaniai pritaikyti sistemą konkrečioms įmonės reikmėms.

h

Žinoma, kad ir kokia puiki būtų sistema, prie jos reikia nemažai padirbėti. Tik taip galima pasiekti geriausių rezultatų. O aš supratau, jog turiu įgyti dar vieną įgūdį – išmokti konfigūruoti „DocLogix“ sistemą.

Taigi, ką su šia sistema pavyko pasiekti? Pateiksiu vieną gamybinėms įmonėms išties aktualų pavyzdį. Kasdien „Triple D Bending“ daugybė įrenginių atlieka galybę skirtingų techninių operacijų. Kaip prižiūrėti visą šią įrangą? „DocLogix“ sistemoje mes sukūrėme Įrangos priežiūros valdymo sprendimą. DVS kiekvienai mašinai ir netgi atskirai jos daliai yra priskirti dokumentai, kuriuos lengva automatiškai kontroliuoti. Sistema proaktyviai informuoja apie artėjantį techninės priežiūros pasibaigimą ir sukuria su juo susijusias užduotis. Rezultate įmonė yra apsaugota nuo netikėtų techninių problemų, kurios vestų prie neįvykdytų užduočių, nekokybiškos produkcijos ir nepatenkintų klientų.

Tai tik vienas pavyzdys, kaip IT priemonėmis pasiekėme didesnės kontrolės ir aukštesnio efektyvumo. Kalbant bendrai, kai dokumentų ir procesų valdymo sistemoje buvo sukurta logiška, efektyviai veikianti procesų sistema, aš pamačiau, kad pastangos ir laiko bei lėšų sąnaudos atlikti tuos pačius veiksmus, pradėjo mažėti.

Kas toliau?

Galiausiai, žengiant į 4 procesų automatizavimo ir optimizavimo metus, mes turime efektyviai veikiančią procesų sistemą. Šiandien galiu pasakyti, kad „Triple D Bending“ procesai yra valdomi proaktyviai. Mes galime prognozuoti, kur link kryps gamybinių įmonių veikla, greitai keisti procesus, reaguoti į įstatyminės bazės ar standartų pokyčius.

O aš matau, kad pastangos pradeda atsipirkti: mažėja laiko ir lėšų sąnaudos, darbuotojai dirba efektyviau ir daugiau laiko skiria produktų tobulinimui, o ne techniniams dalykams.

Ar aš jau galiu sustoti? Žinoma, kad ne. Dabar mąstau apie DVS tobulinimą, naujų sprendimų kūrimą, procesų optimizaciją ir darbų eigos pokyčius. Jau galiu galvoti ir apie papildomas investicijas į DVS. Nes procesų efektyvinimas – tai nesibaigiantis procesas.

Komentarai
Apie autorių
Rokas Radžiūnas
Rokas Radžiūnas
„Triple D Bending“ Procesų kokybės vadovas

Rokas Radžiūnas dirba Procesų kokybės vadovu vamzdžių lenkimo įmonėje „Triple D Bending“ Kanadoje. Beveik 10 metų jis dirbo statybos ir gamybos srityje. Neseniai Rokas baigė įgyvendinti įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemą vienoje gamybos įmonių. Šis projektas truko 2 metus. Rokas Radžiūnas geriausių rezultatų pasiekė projektuojant, kuriant ir palaikant visapusiškus verslo procesus. Jis yra tikras kokybės kontrolės ir inovacijų meistras.

Susisiekite su mumis

Norėtumėte sužinoti kaip „DocLogix“ gali padėti Jūsų organizacijai? Susisiekite su mumis, užpildydami žemiau esančią formą.

Siekdami, kad naršymas mūsų interneto puslapiuose būtų kuo patogesnis, naudojame slapukus (angl. cookies). Paspaudę „Aš sutinku” Jūs sutinkate su slapukų įrašymu. Daugiau apie slapukus ir kaip jų atsisakyti skaitykite „DocLogix” Privatumo politikoje.