„DocLogix” viešųjų pirkimų valdymo sprendimas

sukurtas kartu su viešųjų pirkimų ekspertais

Sužinok daugiau

 

Apie „DocLogix” viešųjų pirkimų sprendimą

Visi žino, kad viešųjų pirkimų organizavimas yra sudėtingas ir labai atsakingas procesas. Darbuotojams tai didelio kruopštumo reikalaujanti užduotis, nes  pirkimai privalo būti atlikti skaidriai, o visos veiklos įvykdytos laiku. Ar tikrai nieko nepraleidome? Ar teisingai pasirinktas pirkimo būdas? Ar dirbtinai nesuskaidėme tos pačios pirkimo grupės pirkimų į kelis atskirus pirkimus, patys to nežinodami? Ar neviršyta maksimali sutarties vertė? Ar tinkamai parengta metinė pirkimų ataskaita (AT-6 ir kt. formos)?

 

„DocLogix“ viešųjų pirkimų valdymo sprendimas yra skirtas palengvinti ir automatizuoti viešųjų pirkimų procesą bei sumažinti pasitaikančių žmogiškųjų klaidų tikimybę, kartu sumažinant pirkimų išlaidas ir užtikrinant teisės aktų laikymąsi. Sprendimo dėka procesas tampa aiškesnis, lengviau kontroliuojamas bei valdomas.

 

 

Išbandyti sistemą Plačiau

Naudotojo atsiliepimas apie sprendimą

 „Pradėjus naudotis „DocLogix” sistema, viešųjų pirkimų procesai tapo akivaizdžiai efektyvesni, patogesni darbuotojui, taip pat žymiai sutrumpėjo sprendimo priėmimo laikas.”

Arūnas Jurgelaitis, „Vilniaus vandenys” viešųjų pirkimų skyriaus vadovas

Sprendimo nauda

PERKANČIAJAI ORGANIZACIJAI

Lankstumas. Šis sprendimas yra iškirtinai lankstus, lyginant su kitais rinkoje esančiais produktais. Sistemą pritaikyti ir išplėsti pagal jūsų organizacijos poreikius gali net jūsų pačių IT specialistai dėl išskirtinių platformos konfigūravimo galimybių.

Pirkimų skaidrumas. Sprendimas sukurtas bendradarbiaujant su viešųjų pirkimų ekspertais. Užtikrinama, kad viešųjų pirkimų procesai bus vykdomi tik pagal standartizuotus procesus, atitinkant aktualius teisės aktus.

Pirkimų proceso valdymas nuo A iki Z. Sprendimas užtikrina pilną proceso valdymą nuo konkretaus pirkimo poreikio iki vizuotos sąskaitos faktūros automatinio perdavimo į buhalterinės apskaitos sistemą.

Saugumas. Visi jūsų duomenys bus saugūs. Suteiksime vartotojams dokumentų matymo bei koregavimo teises pagal jų užimamas pareigas bei atsakomybes.

Organizacijos VADOVAMS ir DARBUOTOJAMS

Įrankis, apimantis visą organizaciją. Nesvarbu, ar formuojate pradinį pirkimo poreikį, tvirtinate metinį pirkimų planą, derinate ir kvalifikuotu el. parašu pasirašote pirkimo sutartį, vizuojate per „E.sąskaita“ gautas sąskaitas – visus veiksmus atliekate vienoje platformoje.

Patogus procesų valdymas. Automatiniai pranešimai primena apie artėjančius terminus (nesvarbu, ar tai būtų metinio pirkimų plano tvirtinimas, ar užduotis pirkimo procedūros apimtyje, ar informavimas apie besibaigiantį sutarties galiojimą ir padeda užkirsti kelią vėlavimui. Apie užduočių pabaigą bus pranešta automatiškai, todėl jos nebus užmirštos.

Sprendimai priimami greičiau. Visą būtina informaciją matysite ir kontroliuosite kiekvieną dieną, nes matysite, kokioje stadijoje yra konkretus pirkimas ar su juo susiję procesai.

Mobili prieiga ir Outlook integracija. Galėsite stebėti ir atlikti būtinus veiksmus net nebūdami savo darbo vietoje. Integracija su MS Outlook užtikrina, kad visus veiksmus su viešųjų pirkimų planavimo ir vykdymo procesais galėsite atlikti tiesiogiai iš pašto programos, neatidarinėjant jokių papildomų langų.

Kaip tai veikia. Viešųjų pirkimų procesai dirbant su „DocLogix“

1. Pirkimo poreikių surinkimas
Greitai ir2. Pirkimų konsolidavimas
Pirkimų vadovas gal3. Pirkimo plano tvirtinimas
Patvirtinti pirkimų4. Pirkimo paraiškų tvirtinimas
Sistemoje vos

1. Pirkimo poreikių surinkimas

Greitai ir lengvai suformuojamos užduotys parengti pirkimo poreikius. Įvairūs skyriai pildo pirkimo poreikius, kurie tvirtinami/atmetami/tikslinami remiantis organizacijos patvirtintomis taisyklėmis, naudojant automatizuotus procesus („workflows“).

2. Pirkimų konsolidavimas

Pirkimų vadovas gal konsoliduoti tos pačios pirkimų grupės pirkimus (poreikius) į vieną (pvz. pagal tris pirmus BVPŽ kodus) vos kelių mygtukų paspaudimu.

3. Pirkimo plano tvirtinimas

Patvirtinti pirkimų poreikiai automatiškai tampa metinio pirkimų plano dalimi. Metinis pirkimų planas tvirtinamas pagal organizacijoje patvirtintas taisykles. Patvirtinus metinį pirkimo planą ir esant poreikius įsigyti plane nenumatytas pozicijas, galima inicijuoti metinio pirkimų plano papildymo procesus.

4. Pirkimo paraiškų tvirtinimas

Sistemoje vos keliais mygtukų paspaudimu tvirtinamos suformuotos pirkimo paraiškos – viskas atliekama griežtai pagal perkančiosios organizacijos tvarkas, naudojant automatizuotus procesus.

5. Priminimai apie sutarčių išpirkimą ir terminų6. Pirkimų užsakymai
Sistema realiu laiku7. Sąskaitų valdymas ir integracija su E.8. AT-6/AT-7 ataskaita
Automatiškai pagal

5. Priminimai apie sutarčių išpirkimą ir terminų pabaigą

Sistemoje matysite informaciją apie sutarties išpirkimo likutį bei būsite informuoti apie artėjančias pirkimo sutarčių pabaigas.  Sistema proaktyviai informuos apie artėjančius prie pabaigos draudimo bendrovių laidavimo raštų ar banko garantijas.

6. Pirkimų užsakymai

Sistema realiu laiku kontroliuoja, kad nebūtų viršijama maksimali sutarties vertė.

 

7. Sąskaitų valdymas ir integracija su E. Sąskaita sistema

Kai tiekėjai į sistemą „E. sąskaita“ įkels sąskaitą, ji automatiškai atsidurs Sistemoje ir darbuotojai gaus automatinius pranešimus į elektroninį paštą. Sąskaitas priskyrus konkrečiam pirkimui, sutarčiai ir/arba pirkimo paraiškai, tiesiogiai Sistemoje vykdomas sąskaitų vizavimas, naudojant automatizuotus procesus.

8. AT-6/AT-7 ataskaita

Automatiškai pagal sistemoje esančią informaciją sugeneruojamos užpildytos AT-6/AT-7 formos.

9. Jūsų ir Jums pavaldžių organizacijų pirkimų10. Integracija su buhalterinės apskaitos

9. Jūsų ir Jums pavaldžių organizacijų pirkimų valdymas

Esant poreikiui, sprendimas gali apimti ir Jums pavaldžių organizacijų pirkimus.

10. Integracija su buhalterinės apskaitos sistemomis

Sėkmingai vizuotos sąskaitos faktūros metaduomenys (įsk. eilutes) srautiniu būdu eksportuojami į jūsų naudojamą buhalterinės apskaitos sistemą.

Išskirtinės sprendimo funkcijos

  • Integruotas el. pasirašymas kvalifikuotu parašu pagal visus teisės aktus ADOC-V1.0 formatu.
  • Integruotas dokumentų (įsakymų, protokolų, sutarčių, gautų sąskaitų ir kt.) saugojimas pagal visus teisės aktus.
  • Neribotos plėtros galimybės. Dokumentų tvirtinimo eigas, atvaizduojamos informacijos pjūvius, klasifikatorius, langų išdėstymą ir visus kitus parametrus galite keisti pagal Jūsų poreikius. Skirtingai nuo kitų rinkoje esančių sprendimų, unikali „DocLogix“ platforma suteikia iš esmės neribotas konfigūravimo/modifikavimo galimybes be jokio programavimo.
  • Šablonų konfigūravimas tiesiogiai „Microsoft Word“ aplinkoje.

 

  • Neribotos galimybės prieigos teisių nustatymui. Prieigos teises galima nustatyti naudojant virš 300 skirtingų teisių.
  • Dokumentų tvirtinimas tiesiogiai Outlook aplinkoje ir Android/iOS telefonuose. Nemokamos „DocLogix“ mobiliosios programėlės publikuotos oficialiose Apple ir Android parduotuvėse.
  • Sąskaitų ir sutarčių vizavimas, derinimas ir pasirašymas. „DocLogix“ sistema pagrįsta automatizuotais procesais, todėl Perkančiosioms organizacijoms iškilus poreikiui sprendimo modifikavimui ar koregavimus, jos gali tiesiog „nupiešti“ informacinius procesus pasitelkdami grafinį procesų dizainerį.

Viešųjų pirkimų sprendimas padės:

  • Rengti, tvirtinti metinį pirkimų planą ir sekti jo vykdymą.
  • Automatiškai parinkti pirkimo būdą pagal BVPŽ kodus ir pirkimų vertes.
  • Taupyti laiką srautiniu būdu pateikiant planuojamų pirkimų sąrašą į CVP IS.
  • Taupyti lėšas konsoliduojant pirkimus, išvengti rizikos dirbtiniam pirkimų skaidymui į mažesnes dalis.
  • Greitai ir skaidriai suderinti/patvirtinti svarbius dokumentus – pirkimo paraiškas, sutartis, pirkimo užsakymus, priėmimo perdavimo aktus, sąskaitas faktūras ir kt. Sprendimas padės itin greitai surasti šiuos dokumentus, visi dokumentai siejami tarpusavyje.
  • Registruoti ir centralizuotai saugoti visus viešųjų pirkimų dokumentus bei informaciją apie tiekėjus, kartu užtikrinant maksimalų informacijos konfidencialumą.
  • Rengti, derinti ir patvirtinti techninių specifikacijų projektus, atsakymus į tiekėjų klausimus/pretenzijas, užtikrinant savalaikį atsakymo parengimo terminą.
  • Centralizuotai saugoti su pirkimu susijusią dokumentaciją (pvz. gautus tiekėjų raštus, pretenzijas, pasiūlymus) bendroje dokumentų valdymo sistemoje (tam skirtose bylose, registruojant į atitinkamus registrus).
  • Kontroliuoti sutarties finansinį vykdymą, automatiškai suskaičiuoti likučius.
  • Kurti naujus dokumentus pasitelkiant patvirtintus šablonus, pvz. bendrines pirkimo sąlygas, apklausos protokolus ir kt.
  • Akimirksniu parengti metines pirkimų ataskaitas (AT-6 forma ir kt.).
  • Gauti automatinius priminimus apie artėjančias sutarties pabaigos datas arba išnaudotas sumas – nepamiršite laiku pratęsti sutarčių arba pasirengti naujai pirkimo procedūrai.
  • Nepamiršti laiku pareikalauti pasiūlymų bei sutarčių vykdymo užtikrinimo pratęsimų.
  • Tvirtinti pirkimo sąskaitas naudojant automatizuotus procesus („workflows“) bei automatinį sąskaitų gavimą tiesiogiai iš „E. sąskaita“ sistemos.
  • Užtikrinti informacijos vientisumą ir išvengti klaidų – visas procesas nuo pirkimų plano sudarymo iki patvirtintos sąskaitos faktūros eksportavimo į buhalterinės apskaitos sistemą atliekamas vienoje platformoje.
  • Konfigūruoti ir pritaikyti sistemą pagal jūsų organizacijos poreikius ir procesus. Itin lanksti „DocLogix“ platforma suteikia tokią galimybę.

Yra galimybė sprendimą diegti tiek  jūsų infrastruktūroje, tiek naudotis „debesyje“ (Cloud).

Viešųjų pirkimų sprendimo ekrano kopijos

Metinis pirkimų planas

 

Sutarties vykdymo ir likučio stebėjimas

 

Kontrolės elementai

Proceso dizainerio veiksmas

 

Šablonų konfigūravimas tiesiogiai „Microsoft Word“ aplinkoje.

 

 

Išbandyti sistemą Paskaičiuoti kainą

Siekdami, kad naršymas mūsų interneto puslapiuose būtų kuo patogesnis, naudojame slapukus (angl. cookies). Paspaudę „Aš sutinku” Jūs sutinkate su slapukų įrašymu. Daugiau apie slapukus ir kaip jų atsisakyti skaitykite „DocLogix” Privatumo politikoje.