Viešųjų pirkimų sprendimas

Visi žino, kad viešųjų pirkimų organizavimas yra sudėtingas ir labai atsakingas procesas. Darbuotojams tai didelio kruopštumo reikalaujanti užduotis, nes  pirkimai privalo būti atlikti skaidriai, o visos veiklos įvykdytos laiku. Ar tikrai nieko nepraleidome? Ar teisingai pasirinktas pirkimo būdas? Ar dirbtinai nesuskaidėme tos pačios pirkimo grupės pirkimų į kelis atskirus pirkimus, patys to nežinodami? Ar neviršyta maksimali sutarties vertė? Ar tinkamai parengta metinė pirkimų ataskaita (AT-6 ir kt. formos)?

„DocLogix“ viešųjų pirkimų valdymo sprendimas yra skirtas palengvinti ir automatizuoti viešųjų pirkimų procesą bei sumažinti pasitaikančių žmogiškųjų klaidų tikimybę, kartu sumažinant pirkimų išlaidas ir užtikrinant teisės aktų laikymąsi. Sprendimo dėka procesas tampa aiškesnis, lengviau kontroliuojamas bei valdomas.

Viešųjų pirkimų sprendimas padės:

  • Rengti, tvirtinti metinį pirkimų planą ir sekti jo vykdymą.
  • Automatiškai parinkti pirkimo būdą pagal BVPŽ kodus ir pirkimų vertes.
  • Taupyti laiką srautiniu būdu pateikiant planuojamų pirkimų sąrašą į CVP IS.
  • Taupyti lėšas konsoliduojant pirkimus, išvengti rizikos dirbtiniam pirkimų skaidymui į mažesnes dalis.
  • Greitai ir skaidriai suderinti/patvirtinti svarbius dokumentus – pirkimo paraiškas, sutartis, pirkimo užsakymus, priėmimo perdavimo aktus, sąskaitas faktūras ir kt. Sprendimas padės itin greitai surasti šiuos dokumentus, visi dokumentai siejami tarpusavyje.
  • Registruoti ir centralizuotai saugoti visus viešųjų pirkimų dokumentus bei informaciją apie tiekėjus, kartu užtikrinant maksimalų informacijos konfidencialumą.
  • Rengti, derinti ir patvirtinti techninių specifikacijų projektus, atsakymus į tiekėjų klausimus/pretenzijas, užtikrinant savalaikį atsakymo parengimo terminą.
  • Centralizuotai saugoti su pirkimu susijusią dokumentaciją (pvz. gautus tiekėjų raštus, pretenzijas, pasiūlymus) bendroje dokumentų valdymo sistemoje (tam skirtose bylose, registruojant į atitinkamus registrus).
  • Kontroliuoti sutarties finansinį vykdymą, automatiškai suskaičiuoti likučius.
  • Kurti naujus dokumentus pasitelkiant patvirtintus šablonus, pvz. bendrines pirkimo sąlygas, apklausos protokolus ir kt.
  • Akimirksniu parengti metines pirkimų ataskaitas (AT-6 forma ir kt.).
  • Gauti automatinius priminimus apie artėjančias sutarties pabaigos datas arba išnaudotas sumas – nepamiršite laiku pratęsti sutarčių arba pasirengti naujai pirkimo procedūrai.
  • Nepamiršti laiku pareikalauti pasiūlymų bei sutarčių vykdymo užtikrinimo pratęsimų.
  • Tvirtinti pirkimo sąskaitas naudojant automatizuotus procesus („workflows“) bei automatinį sąskaitų gavimą tiesiogiai iš „E. sąskaita“ sistemos.
  • Užtikrinti informacijos vientisumą ir išvengti klaidų – visas procesas nuo pirkimų plano sudarymo iki patvirtintos sąskaitos faktūros eksportavimo į buhalterinės apskaitos sistemą atliekamas vienoje platformoje.
  • Konfigūruoti ir pritaikyti sistemą pagal jūsų organizacijos poreikius ir procesus. Itin lanksti „DocLogix“ platforma suteikia tokią galimybę.

Kaip tai veikia. Viešųjų pirkimų procesai dirbant su „DocLogix“

1. Pirkimo poreikių surinkimas

Greitai ir lengvai suformuojamos užduotys parengti pirkimo poreikius. Įvairūs skyriai pildo pirkimo poreikius, kurie tvirtinami/atmetami/tikslinami remiantis organizacijos patvirtintomis taisyklėmis, naudojant automatizuotus procesus („workflows“).

2. Pirkimų konsolidavimas

Pirkimų vadovas gal konsoliduoti tos pačios pirkimų grupės pirkimus (poreikius) į vieną (pvz. pagal tris pirmus BVPŽ kodus) vos kelių mygtukų paspaudimu.

3. Pirkimo plano tvirtinimas

Patvirtinti pirkimų poreikiai automatiškai tampa metinio pirkimų plano dalimi. Metinis pirkimų planas tvirtinamas pagal organizacijoje patvirtintas taisykles. Patvirtinus metinį pirkimo planą ir esant poreikius įsigyti plane nenumatytas pozicijas, galima inicijuoti metinio pirkimų plano papildymo procesus.

 

4. Pirkimo paraiškų tvirtinimas

Sistemoje vos keliais mygtukų paspaudimu tvirtinamos suformuotos pirkimo paraiškos – viskas atliekama griežtai pagal perkančiosios organizacijos tvarkas, naudojant automatizuotus procesus.

5. Priminimai apie sutarčių išpirkimą ir terminų pabaigą

Sistemoje matysite informaciją apie sutarties išpirkimo likutį bei būsite informuoti apie artėjančias pirkimo sutarčių pabaigas.  Sistema proaktyviai informuos apie artėjančius prie pabaigos draudimo bendrovių laidavimo raštų ar banko garantijas.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Pirkimų užsakymai

Sistema realiu laiku kontroliuoja, kad nebūtų viršijama maksimali sutarties vertė.

 

7. Sąskaitų valdymas ir integracija su E. Sąskaita sistema

Kai tiekėjai į sistemą „E. sąskaita“ įkels sąskaitą, ji automatiškai atsidurs Sistemoje ir darbuotojai gaus automatinius pranešimus į elektroninį paštą. Sąskaitas priskyrus konkrečiam pirkimui, sutarčiai ir/arba pirkimo paraiškai, tiesiogiai Sistemoje vykdomas sąskaitų vizavimas, naudojant automatizuotus procesus.

8. AT-6/AT-7 ataskaita

Automatiškai pagal sistemoje esančią informaciją sugeneruojamos užpildytos AT-6/AT-7 formos.

9. Jūsų ir Jums pavaldžių organizacijų pirkimų valdymas

Esant poreikiui, sprendimas gali apimti ir Jums pavaldžių organizacijų pirkimus.

10. Integracija su buhalterinės apskaitos sistemomis

Sėkmingai vizuotos sąskaitos faktūros metaduomenys (įsk. eilutes) srautiniu būdu eksportuojami į jūsų naudojamą buhalterinės apskaitos sistemą.

 

Yra galimybė sprendimą diegti tiek  jūsų infrastruktūroje, tiek naudotis „debesyje“ (Cloud).

 

Siekdami, kad naršymas mūsų interneto puslapiuose būtų kuo patogesnis, naudojame slapukus (angl. cookies). Naršydami toliau Jūs sutinkate su DocLogix privatumo politika.