„DocLogix 2016“ jau čia!

Vasarai artėjant prie pabaigos pristatome šių metų derlių – naująją „DocLogix“ versiją – „DocLogix 2016”. Šįkart pateikiame gausybę patobulinimų ir naujovių, kurie leis Jūsų organizacijai dirbti dar efektyviau.

Taigi, „DocLogix 2016” naujovės:

• Galimybė pasirašyti dokumentus PDF ir PDF-LT elektroniniu parašu;
• Kalendorių atnaujinimai: darbuotojų darbo laiko apskaita, greitos apžvalgos formos ir kalendorių įvykių spalvos;
• Personalizuotų ataskaitų rengimas ir prenumeravimas;
• Dar patogesnis dokumentų importavimas iš trečiųjų sistemų;
• Detaliosios paieškos patobulinimai;
• Patogesnis elektroninių laiškų įkėlimas.

PDF elektroninis parašas – el. dokumentų judėjimui be sienų

 Mes suprantame elektroninio parašo vertę organizacijos veiklos efektyvumui, todėl su džiaugsmu pranešame, kad pasaulyje plačiausiai paplitęs el. parašo formatas PDF jau „DocLogix 2016“ sistemoje. Taigi, Jums nebereikės papildomų programų, kad pasirašytumėte PDF formato dokumentus. Nuo šiol tai galėsite padaryti greitai ir paprastai tiesiai „DocLogix“ sistemoje.

Šiek tiek apie naująjį standartą:

„Elektroninio parašo formatas PDF sparčiai populiarėja. Tikėtina, jog jis panaikins iki šiol egzistavusias el. parašo technologines sienas tarp valstybių. Jau dabar PDF el. parašas yra pripažįstamas visoje Europos Sąjungoje. Tad šis „DocLogix 2016” funkcionalumas bus ypač aktualus tarptautinėje rinkoje dirbantiems mūsų klientams“, – teigia „DocLogix“ produkto vadovas Tomas Masiulis.

Lyginant su ADOC formatu, PDF formato el. parašą naudoti daug patogiau. Gavus ADOC bylą, dažnai pasimetama: kaip ją atidaryti, pasirašyti, patikrinti parašo validumą? ADOC formato „nuskaitymui“ reikalingos specialios programos, o gavėjai ne visuomet jas turi ar žino, kaip su jomis elgtis. Naujasis formatas yra universalesnis, patrauklesnis bei lengviau perprantamas:

• PDF el. parašu pasirašytų el. dokumentų peržiūrai nereikalingos jokios spec. priemonės – tik kompiuteris su „Adobe Acrobat Reader“ programa.
• PDF failus atidaro naršyklės, duomenų saugyklos, CRM sistemos ir t.t.
• Dokumentus PDF formatu leidžia išsaugoti visos šiuolaikinės tekstų rengimo programos. Jei sutartį parengėte „Microsoft Word“ formatu, prieš pasirašant, ją tereiks išsaugoti PDF formatu.
• Tai europinis el. parašo formatas, paremtas tarptautiniu ETSI standartu, kuris yra pripažįstamas daugelyje pasaulio valstybių.

Pagrindinės PDF el. parašo pasirašymo funkcijos:

• Galimybė iš anksto nustatyti, kuriuos dokumentus kokiu el. parašu pasirašinėsite. Visi anksčiau „DocLogix“ sistemoje palaikyti el. parašo formatai ( Adoc, BDOC  EDOC) lieka galioti. Nesirūpinkite, Jums neteks sukti galvos, kuriuo el. parašu kokį dokumentą pasirašinėti. Priklausomai nuo dokumento tipo ar būsimo jo gyvavimo ciklo (iškeliaus į išorę ar ne, bus perduodamas į valstybines institucijas ar ne, bus saugojamas 50 metų ar tik 3 metus ir t.t.), Jūsų sistemos administratorius iš anksto nustatys, kokį parašą reikės naudoti. Jums teliks paspausti mygtuką „Pasirašyti“.
• Papildomas el. pasirašymas. Lygiai taip pat kaip ir su Jums įprastu „realiuoju“ parašu, tą patį el. dokumentą galės pasirašyti keli asmenys. Taip pat turėsite galimybę pasirašyti ir metaduomenis.
• Laiko žymos pridėjimas. Laiko žymos uždėjimas yra integruotas į pasirašymo procesą. „DocLogix“ sistema, priklausomai nuo parašo lygio, uždės reikalingą žymą ant dokumento ar parašo.
• Elektroninio parašo validumo patikrinimas. PDF el. parašas yra itin paprastai peržiūrimas ir patikrinamas. Gavus PDF parašu pasirašytą dokumentą, Jums nereikės naudoti specialios sistemos ar programinės įrangos, kad tą dokumentą peržiūrėtumėte, patikrintumėte jo teisėtumą, korektiškumą. Tai Jūs galėsite padaryti tiesiog savo kompiuteryje elementarios „Adobe Acrobat Reader“ programinės įrangos pagalba. Taip pat el. parašo validumą patikrinti bus galima ir sistemos viduje, nesinaudojant „Adobe Acrobat Reader“ programa – „DocLogix“ atpažins parašą bei nurodys, jei kažkas jame bus ne taip (pvz.: trūks laiko žymos).
• Daugybinis el. pasirašymas. Norite PDF el. parašu pasirašyti kelis dokumentus? Kaip ir anksčiau sistemoje, tiesiog pažymėkite, kuriuos dokumentus pasirašote ir spauskite „Pasirašyti“. „DocLogix“ sistemoje prasidės pasirašymo procesas, į kurį bus įtraukti visi Jūsų pasirinkti dokumentai. Šis funkcionalumas veikia, kai pasirašoma su tapatybės kortelės sertifikatu. Šio funkcionalumo dėka sutaupysite begales laiko.
• Automatinis PDF dokumento pasirašymas nekvalifikuotu el. parašu. Šis funkcionalumas bus ypatingai svarbus tais atvejais, kai Jūs pasirinksite automatizuoti dokumentų procesus. Pvz.: užregistruoti gautus dokumentus bei automatiškai pasirašyti registracijos metaduomenis.
• El. parašo funkcija susieta su dokumento tvirtinimo užduotimis ar procesiniais veiksmais. Jūsų „DocLogix“ sistemos administratorius ar kitas sistemoje procesus skaitmeninantis asmuo, gali pasirinkti, jog tam tikro tipo užduotims atlikti ar dokumentams tvirtinti, reikalingas el. parašas. Nuo šiol Jums nereikės atskirai žymėti, kas ir kada turi pasirašyti dokumentą. Dabar sistema gali vartotojo pareikalauti savo valią užtvirtinti ir PDF el. parašu.
• Detalios pasirašiusiųjų informacijos peržiūrėjimas. Norint sužinoti, kas pasirašė dokumentą, Jums nereikės jo atsidaryti ir ieškoti informacijos. Sistemą sukonfigūruos sąrašą su išsamiais visų pasirašiusiųjų duomenimis.

PDF-LT – Lietuvai adaptuoto PDF el. parašo standarto atitikimas

Lietuvos valstybinės institucijos ir kitos organizacijos ketinančios dokumentus perduoti į Lietuvos valstybines institucijas, privalo el. dokumentus pasirašinėti PDF-LT specifikaciją atitinkančiu el. parašu. „DocLogix“ klientai tokią galimybę turės ir galės pasirašinėti tiesiai iš sistemos aplinkos.

Primename, kad visi kiti el. parašo standartai lieka galioti ir jie toliau palaikomi „DocLogix“ sistemoje.

Pagrindinės PDF-LT funkcijos:

• Pilnas atitikimas PDF-LT 1.0 specifikacijai – trumpalaikis ir ilgalaikis el. parašai;
• Registracijos duomenų pasirašymas;
• Automatinis gauto PDF dokumento duomenų ištraukimas ir įkėlimas į dokumento kortelę;
• PDF-LT nuorašo spausdinimas pagal LR Vyriausiojo archyvaro rekomendacijas;
• Galimybė PDF-LT parašo lygį priskirti kiekvienam dokumento tipui atskirai. 

Pastaba: PDF parašo specifikacija reikalauja, o „DocLogix“ suteikia galimybes PDF ar PDF LT el. parašu pasirašyti bet kurį ne žemesnės nei PDF 1.7 versijos PDF formato dokumentą.

„DocLogix“ kalendorius – patogi įvykių ir objektų laiko apskaita bei stebėsena

Naujojoje „DocLogix 2016“ versijoje daug dėmesio skyrėme didesniam „DocLogix“ kalendoriaus pritaikomumui. Viena iš universaliausių kalendoriaus panaudojimo galimybių yra darbuotojų darbo laiko apskaita.

„DocLogix“ kalendorius efektyviai sumažina personalo valdymo skyriaus darbo krūvį, nes darbuotojai PATYS žymisi išdirbtą darbo laiką. Personalo skyriaus darbuotojas iš karto matys, kas ir kiek laiko išdirbo, kas sirgo, o kas buvo išvykęs į komandiruotę. Dar daugiau – darbuotojui suvedus visus duomenis į kalendorių, bet kokius tolimesnius pakeitimus turės patvirtinti jo vadovas. Taigi darbo laiko tabeliai arba darbo laiko apskaitos žiniaraščiai bus parengiami daug paprasčiau ir greičiau.

Čia pateikėme tik vieną iš daugybės „DocLogix“ kalendorių galimų panaudojimo scenarijų. Nes tai nepamainomas pagalbininkas automobilių, posėdžių salių ar kitų vidinių resursų rezervacijos suvaldyme, darbuotojų atostogų apskaitai ir stebėsenai, įrenginių patikros kalendorinio grafiko valdymui ir t.t.

Taip pat šioje versijoje atsiranda galimybė:

• greitai peržiūrėti detalią informaciją apie kalendoriaus įvykius, neįeinant į kiekvieną iš jų;
• skirtingus įvykius žymėti skirtingomis spalvomis, taip vizualiai atskiriant vienus įvykius nuo kitų.

Nekantraujate pradėti naudotis „DocLogix“ kalendoriais? Kreipkitės į Jūsų organizacijos „DocLogix“ administratorių ir jis įjungs šį funkcionalumą bei nustatys reikalingus parametrus, vadovaudamasis atnaujintu „DocLogix 2016“ administratoriaus vadovu.

Jau renkamos grupės į „DocLogix“ kalendoriaus administratorių mokymus.  Sužinoti daugiau ir registruotis galite el. paštu sales@doclogix.lt.

„Aktyvieji“ katalogai (hot folders) – greitas dokumentų importavimas iš trečiųjų sistemų

Dažnai mūsų klientams „DocLogix“ tampa centrine sistema, kurioje kaupiami dokumentai ir informacija apie visos organizacijos veiklą. Todėl šioje versijoje pristatome itin paprastą informacijos importavimą iš trečiųjų sistemų ar įrenginių. Dokumentus iš el. pašto, skenerio, ERP ar kitos naudojamos sistemos įkelti į centrinę dokumentų valdymo sistemą „DocLogix“ nuo šiol yra itin paprasta. Jūs galėsite dokumentus automatiškai importuoti iš bet kurio sistemai pasiekiamo „Windows“ katalogo.

Dažniausi „aktyviųjų“ katalogų (hot folders) panaudojimo atvejai:

• Skenuotų dokumentų automatinis kėlimas į „DocLogix“ sistemą. Vis dar gaunate daug popierinių dokumentų, kuriuos tenka skenuoti, o tada perkėlinėti į „DocLogix“ sistemą tolimesniam valdymui? Apjunkite šiuos du veiksmus: skenuokite dokumentus o įkėlimą į „DocLogix“ sistemą automatizuokite. Dabar tai padaryti yra paprasta.
• Informacijos iš kitų organizacijos sistemų atnaujinimas. Jei klientas naudoja aktyviuosius segtuvus, sistema tikrina ar anksčiau atsiųstas dokumentas nebuvo atnaujintas. Atnaujinimo atveju, DocLogix tai pastebi ir atnaujina informaciją.
• „Mobilių darbuotojų“ dokumentų automatinis kėlimas į sistemą ir apdorojimo proceso startavimas. Dirbate paslaugų įmonėje, kur vadybininkai, brokeriai, projektų vadovai ar meistrai nuolat keliauja ir kelyje  kuria užsakymus, sutartis, pridavimo aktus? Gera žinia: nuo šiol „DocLogix“ sistema pati „pasiims“ jų darbo rezultatus (nufotografuotus su kliento parašais priėmimo aktus, naujus užsakymo lapus, pradėtas rengti sutartis).

Kaip tai veikia?

Naudodamiesi „DocLogix“ „aktyviųjų“ katalogų funkcionalumu, galėsite automatizuoti dokumentų perkėlimą į „DocLogix“ sistemą iš trečiųjų šaltinių, kartu aprašant jų metaduomenis.

Jums tereikės saugoti dokumentus bendrai prieinamame kataloge (Shared folder), naudojantis tokiomis klientinėmis programomis kaip „MS Office“, „Outlook“, „Windows Explorer“. O visa kitą atliks sistema – įkels dokumentą, sukurs jį aprašančią kortelę, suteiks pradines saugas, išsaugos dokumentą. Norint, kad dokumentai būtų iš karto priskirti į skirtingas bylas, Jums reikės sukurti kelis katalogus.

Kartu su nauja versija pateikiame ir nuoseklų administratoriaus gidą, kuris instruktuos Jūsų organizacijos „DocLogix“ administratorių, kaip nustatyti greito dokumentų įkėlimo į „DocLogix“ sistemą funkcionalumą. Jau renkamos grupės į „DocLogix“ „aktyviųjų“ katalogų valdymo administratorių mokymus.  Daugiau informacijos ir registracija sales@doclogix.lt.

Personalizuotų ataskaitų rengimas ir prenumerata

Norėtumėte sekti, kas vyksta „DocLogix“ sistemoje? Kiek dokumentų patvirtinta, kiek išsiųsta, kiek gauta? Domina kiti nuolat kintantys veiklos rodikliai? Nuo šiol suteikiame galimybę susikurti atliktų veiksmų „DocLogix“ sistemoje ataskaitų prenumeratą. Šis funkcionalumas ypač pravers personalo skyriaus darbuotojams, skyrių vadovams, kurie turi sekti darbuotojų užimtumą, atliktų darbų kiekį (pvz.: kiek sutarčių per savaitę su klientais pasirašė darbuotojas X, kiek atostogų prašymų buvo užpildytą ir pan.).

Kaip tai veikia?

Ataskaitų formų parengimui pagal Jūsų pasirinktus duomenų rinkimo pjūvius reikės SQL ir HTML žinių. O unifikuotą tokios formos pavyzdį rasite „DocLogix“ sistemoje, skiltyje „Pagalba“. Pasitelkę šiuos du dalykus, galėsite susikurti Jums patogiausią formą, kurią reguliariai gausite el. paštu.

Elektroniniai laiškai – leiskite sistemai el. laiškus apdoroti už Jus

Sėkmingi verslininkai jau įsitikino, kad kelias į sėkmę neįmanomas be efektyvaus informacijos valdymo. O kur daugiausiai jos sukrenta? Žinoma, kad į elektroninio pašto dėžutę. Naujojoje sistemos versijoje elektroninių laiškų apdorojimas tapo daug patogesnis. Bus lengviau juos filtruoti, vykdyti paiešką, nes laiškai per kontakto duomenis bus susieti su visais šio kontakto dokumentais jau esančiais sistemoje.

Laiškų automatinis importavimas iš dedikuotų dėžučių įkels ne tik siuntėjo el. pašto adresą, bet ir sukurs kontakto kortelę arba susies laišką su jau esančiu Jūsų kontaktų bazėje kontaktu.

Optimizuota detalioji paieška – paieška tik Jūsų nurodytose vietose

Pastebėję, kad kartais detalioji „DocLogix“ paieška, kuri yra pasiekiama per skiltį „Ieška ir ataskaitos“ vis dar sunkiai „įkandama“ paprastam sistemos naudotojui, optimizavome šį funkcionalumą. Nuo šiol greitai ir lengvai atrasite visus dokumentus, nes paieška veiks tik Jūsų nurodytuose dokumentų tipuose, bet ne visoje sistemoje.

1. Paieška pagal dokumento tipą – galimybė ieškoti pasirinkus dokumento tipą ir įvedus raktažodžius tiesiai į dominantį laukelį;
2. Supaprastintas detalios paieškos langas, kurį sistemos administratorius gali pats susikonfigūruoti tokį, kokio jam reikia. T.y. jam bus pateikti tik tie laukeliai, kuriuos jis naudoja kurdamas to tipo dokumento kortelę.

Papildomi patobulinimai – dar greičiau atliekamos užduotys ir patogesni procesai

Siekdami, kad „DocLogix“ sistema dar geriau atitiktų kintančius klientų poreikius, ją papildėme keliais reikšmingais funkcionalumais:

1. Duomenų pildymo automatizacija. Įmonių ir organizacijų vadovams kasdien tenka rašyti ir skirti rezoliucijas/užduotis savo pavaldiniams. Dažnai jiems tenka suvesti tuos pačius nurodymus: susipažinti, atsakyti, vykdyti ir pan. Naujojoje „DocLogix“ versijoje juos reikės suvesti tik vieną kartą, o vėliau tiesiog pasirinkti iš sąrašo. Greita ir patogu.

Taip pat naujas automatinis žingsnis perims ir kitų pasikartojančių ar galimų automatiškai užpildyti duomenų pildymą. Juk dažnai duomenys pasikartoja, griežtai priklauso nuo jau esamų duomenų, proceso etapo. Jums tereikės nurodyti, kada ir ką užpildyti. Ši funkcija leis sutaupyti laiko bei eliminuoti žmogiškąsias klaidas.

2. Dar sumanesni procesai. Įprastai procesas automatiškai startuoja, kai sukuriamas dokumentas. Nuo šiol sistema automatiškai paleis procesą, jei jau egzistuojančiame dokumente bus pakoreguoti duomenys. Tai labai pagelbės, kai proceso pradžia yra tiesiogiai priklausoma nuo dokumento duomenų.

3. Automatinis pakeitimų išsaugojimas. Redaguojant dokumentą (pvz. sąskaitos eilutes), nebereikės papildomai išsaugoti ir pagrindinio dokumento. Jums nebereikės galvoti, ar tikrai visos korekcijos buvo išsaugotos sistemoje, nes už Jus tai padarys „DocLogix“.

4. Išplėstas unikalių atributų tikrinimas. Nuo šiol nebeteks atsidurti situacijoje, kai suvedus daugybę informacijos į dokumento kortelę ir bandant viską išsaugoti, sužinote, jog toks dokumentas jau egzistuoja. Dabar informaciją apie tai gausite iš karto. „DocLogix“ sistema tikrinimą pradės daryti jau nuo pirmųjų duomenų apie dokumentą įvedimo. Jūsų sistemos administratorius atitinkamai pagal Jūsų dokumentų tipą ir vedamą informaciją, nustatys, pagal kuriuos laukelius „DocLogix“ sistema galės spręsti apie dubliuojamos informacijos kėlimą.

5. Išplėsta dokumentų kopijavimo funkcija. Tam, kad galėtumėte optimizuoti administratorių darbą, pristatome „DocLogix“ dokumentų kopijavimo funkcionalumą. Dabar galėsite vienu metu ne tik nukopijuoti norimą dokumentą, bet ir iš karto jį perkelti į kitą dokumentų saugyklos vietą bei pakeisti jo tipą.

„DocLogix“ terminologijoje dokumentas yra ne tik plačiajai visuomenei suprantamas dokumentas, bet ir aprašanti kortelė su daugybe jį apibūdinančios informacijos (data, siuntėjas, atsakingas asmuo, dokumento numeris, suma ir t.t). Laukelių, skirtų informacijai užpildyti, gali būti labai daug. Paprastai administratoriui tenka sunki užduotis kiekvienam naujam dokumento tipui sukurti jį aprašančią šabloninę kortelę, nustatyti, kuriuos laukus teks vartotojams pildyti, nustatyti saugas (kas tą dokumentą galės matyti).

6. Patobulintas dokumentų skaitinių reikšmių atvaizdavimas. Nuo šiol jis pilnai atitiks Jūsų šalyje naudojamą skaitinių išraiškų formatavimo standartą (pvz. padės tašką prieš tūkstančio skaitmenį).

7. Dokumentų parsisiuntimas tiesiai iš „DocLogix“ sistemos. Naujojoje „DocLogix 2016“ Jums reikalingą dokumentą iš sistemos parsisiųsite vienu paspaudimu.

Dokumentų redagavimas naudojant Google Chrome ir Firefox naršykles

Žinodami, kad Jums patinka turėti pasirinkimo galimybę, toliau tobuliname „DocLogix“ sistemos pasiekiamumą per skirtingas naršykles. Nuo šiol failus redaguoti galėsite net jei sistema naudojatės ne per „Internet Explorer“ naršyklę.

Jeigu naudojatės „Apple“ įrenginiais, siūlome prie „DocLogix“ sistemos jungtis per „Google Chrome“ naršyklę.

Klaidų taisymai

„DocLogix“ produktas gyvuoja jau 13 metų, todėl šį kartą didelį dėmesį skyrėme sistemos kodo tvarkymui ir klaidų taisymui. Ištaisėme didelį kiekį klaidų, kurios trukdė sklandžiam Jūsų darbui. Dabar sistema veiks dar greičiau ir tiksliau.

Norėtumėte atnaujinti sistemą jau šiandien? Susisiekite su savo įmonės „DocLogix“ konsultantu!