„Vilniaus vandenys”

„Vilniaus vandenys“ yra didžiausia Lietuvoje vandentvarkos bendrovė, eksploatuojanti ne tik Vilniaus miesto, bet ir Šalčininkų, Švenčionių ir Vilniaus rajonų vandentiekio bei nuotekų tinklus. Bendrovė tiekia geriamąjį vandenį ir tvarko nuotekas apie 250 tūkst. klientų.

„Vilniaus vandenys“ buvo įdiegti šie sprendimai:

• Įeinančios ir išeinančios įmonės dokumentacijos valdymas;
• Vidinių dokumentų valdymas;
• Viešųjų pirkimų dokumentacijos valdymas;
• Sąskaitų procesų valdymas;
• Sutarčių procesų valdymas.

Problemos, kurias norėjo išspręsti:

Visos įmonės mastu:

• Vieningos saugyklos (archyvo) nebuvimas.
• Neefektyvus dokumentų valdymas.
• Nepatogus dokumentų valdymas.
• Klientų užklausų valdymo gerinimas.
• Ilgai trunkantys dokumentų (sąskaitų, sutarčių ir pan.) derinimo ir tvirtinimo procesai.
• Ilgas popierinių dokumentų kelias tarp padalinių ir pašto išlaidos.
• Didelės laiko sąnaudos „nereikšmingų” dokumentų tvarkymui.
• Pamirštama, negaunama, neišsaugoma.
• Nebuvo galimybės pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu.

Viešųjų pirkimų dokumentų valdymo srityje:

• Neefektyvus pirkimų procesų valdymas.
• Sąskaitos ir sutartys, susijusios su pirkimais, nebūdavo susietos.
• Neplaninių pirkimų stebėsenos nebuvimas.
• Sutarčių terminų kontrolės nebuvimas.
• Nesukontroliuojamos išlaidos (darbuotojų daromi pirkimai).

Pasiekti rezultatai:

• Vieninga sistema dokumentų valdymo lygmenyje apjungė visą organizaciją ir 3 rajonų padalinius.
• Sutrumpėjo dokumento paieškos laikas. Dabar dokumentą galima rasti iš bet kurio kompiuterio per keletą sekundžių.
• Dokumentų derinimo ir tvirtinimo procesai įmonės viduje ir tarp nutolusių padalinių paspartėjo 4 kartus.
• Dokumentus pasirašome elektroniniu parašu.
• Kontroliuojame neplaninius pirkimus.
• Efektyvesnis sutarčių ir jų terminų kontroliavimas. Sutartys yra susietos su vykdomais pirkimais.
• Išlaidos popieriui, spausdinimo medžiagoms ir pašto paslaugoms sumažėjo ~80 proc.
• Integracija su el. paštu pagerino klientų užklausų valdymo kokybę. Dabar galime generuoti ataskaitas, skirti užduotis, stebėti el. laiškų atsakymo vykdymą ir pan.
• 100% kontrolė. Kontroliuojame dokumentų procesus.
• 100% skaidrumas. Atsakingas darbuotojas gali peržiūrėti susijusio proceso/dokumento būklę.

Sužinokite daugiau apie Viešųjų pirkimų dokumentų valdyma.