Pristatome DocLogix 2014!

2013.12.19

Mūsų komanda intensyviai dirbo visus šiuos metus kurdami naują sistemos versiją. Norėjome, kad „DocLogix“ ir toliau būtų pirmaujantis, vartotojų mylimas ir be priekaištų veikiantis produktas. Šiandien pristatome metų darbo rezultatą – „DocLogix 2014“.

„DocLogix 2014“ versija išsiskiria savo turiniu, mat savyje talpina tiek funkcionalumo, kad pakaktų net dviem versijoms.

Šįkart plėtodami produktą siekėme, kad ši versija būtų dar patogesnė, tad vystėme 5 pagrindines kryptis:

Ilgalaikis elektroninių dokumentų archyvavimas
Standartizuotas rezoliucijų valdymas
Optimizuota paieška
Kontrolė ir rankinio darbo automatizavimas:
- Automatinis užduoties užbaigimas
- Daugybinis užduočių atlikimas, kai reikia parašo
- Automatinis supažindinimas su dokumentais
- Dokumento registracijos optimizavimas
Suderinamumas su naujausiomis technologijomis

Ilgalaikis elektroninių dokumentų archyvavimas (Nauja)

Integracinis įskiepis su EAIS (Elektroninio archyvo informacine sistema).

Pradėkite naudoti elektroninius dokumentus. Mes jums sukūrėme ne tik galimybę kurti, pasirašyti ir patikrinti elektroninius dokumentus, jau pasirūpinta ir ilgalaikiu jų saugojimu. Naujos funkcijos leis elektroniniu būdu suderinti saugomų bylų dokumentacijos planą, registrų sąrašą, bylų apyrašus, naikinti atrinktų bylų aktus bei tiesiai iš dokumentų valdymo sistemos perduoti į oficialų archyvą jų ilgalaikiam saugojimui.

Integracinis DocLogix įskiepis su EAIS

Nors EAIS integracinio įskiepio teikiamas funkcionalumas prilygsta atskiram produktui, vis dėlto, jis yra neatsiejama „DocLogix 2014“ versijos dalis. „DocLogix EAIS“ – suteikia valstybinėms institucijoms sekančias galimybes:

1. Pasirengti ilgalaikiam el. dokumentų archyvavimui: tinkamai tvarkyti dokumentacijos planus, registrų sąrašus, bylų apyrašus bei bylų apyrašų sąrašus:

Kurkite
Koreguokite
Šalinkite (Kai tai leidžia įstatymai)
Siųskite pastaboms Vyriausiojo archyvaro tarnybai
Jei reikia, tvirtinkite su DEK (Dokumentų ekspertų komisija)
Gaukite įstaigos vadovo patvirtinimą
Vykdykite perdavimą per EAIS
Atlikite naikinimą (pvz. naikinti atrinktas bylas)

2. Tinkamai perduoti el. dokumentus ilgalaikiam saugojimui Vyriausiojo archyvaro tarnybai per Elektroninio archyvo informacinę sistemą.

3. Kelti elektroninio parašo lygi iki XAdES-X-L – reikalingo ilgalaikiam saugojimui. Parašai gali būti pakeliami jų sukūrimo (pasirašymo) metu arba galima pakelti senus, jau sistemoje esančius arba iš kitur gautus ir į sistemą įkeltus parašus.

4. Naršyti Lietuvos vyriausiojo archyvaro NDF (Nacionaliniame dokumentų fonde).

Kartu su „DocLogix 2014“ versija gausite ir EAIS integracinio modulio vartotojo vadovą. Kilus klausimams, kreipkitės į Jus aptarnaujantį „DocLogix“ partnerį, o jei dar nesate „DocLogix“ vartotojas – į pardavimų departamentą: sales@doclogix.lt

Norėtumėte užsisakyti EAIS įskiepio funkcionalumo mokymus? Registruokitės el. paštu: academy@doclogix.lt

Automatinis užduoties atlikimas (Nauja)

Neleiskite, kad kolegų vėluojamos atlikti užduotys įtakotų Jūsų darbo rezultatus – naudokite naują funkcionalumą „Automatinis užduoties atlikimas“.

Naujasis funkcionalumas leis išvengti nemalonių situacijų, kai proceso užduotys vėluojamos atlikti ar neatliekamos visai, atitinkamai vėluoja/stringa visas procesas. Pvz. jei tvirtinant Jūsų komandiruotės išlaidas, padalinio vadovas vėluoja jas patvirtinti, atitinkamai finansininkas pinigus perves vėliau. Ko visiškai nesinorėtų.

Automatinis užduoties atlikimas

Tai tik paprastas pavyzdys, parodantis, kad dirbdami esame labai priklausomi vienas kito Ir disciplina geram darbo rezultatui yra būtina. Todėl pristatome naują funkcionalumą – automatinis užduoties atlikimas. Nuo šiol, paskiriant užduotį nurodykite ne tik užduoties atlikimo terminą, bet ir koks automatinis veiksmas turi būti atliktas sistemoje, jei užduoties vykdytojas vėluos atlikti užduotį. T.y. sistema pati, vykdytojo vardu priims iš anksto numatytą sprendimą (pvz.. Patvirtins dokumentą). Sistemos vartotojas, gavęs tokią užduotį su automatiniu užduoties užbaigimu bus informuotas, kokį veiksmą sistema atliks, jei jis laiku neatliks užduoties.

Automatizuotas supažindinimo su dokumentais procesas (Nauja)

Tai savotiška „DocLogix“ dovana personalo specialistams ir visiems, kurie yra atsakingi už darbuotojų supažindinimą su dokumentais. Nuo šiol, Jums daugiau nebereikės vargti dėliojantis priminimus, kurie informuotų jus kada baigiasi taisyklių galiojimo laikas, sekti kas su kokiomis taisyklėmis ir dokumentais yra susipažinęs, nebereikės baimintis, kad pamiršite ar pradelsite pateikti dokumentus supažindinimui. Nuo šiol „DocLogix“ šį sudėtingą ir laikui imlų darbą atliks už Jus.

Automatizuotas supažindinimo su dokumentais procesas

Naujas funkcionalumas veikia gana paprastai. Sukurkite išplėstinio tipo užduotis susipažinti su dokumentu. Nustatykite dokumento galiojimo laiką, pažymėkite, kad norite sekti dokumento galiojimo ir grupės pasikeitimus (uždedama varnelė) ir išsiųskite užduotis atitinkamoms vartotojų grupėms. „DocLogix“ seka kurie vartotojai su kuriais privalomai susipažinti dokumentais yra susipažinę, kada dokumento galiojimas baigiasi. Sistema taip pat seka, kada į grupę yra įtraukiami nauji asmenys ir jiems taip pat išsiunčia dokumentus susipažinimui. Na o Jums belieka ramiai mėgautis savo kava :)

Dar patogesnis rezoliucijų valdymas (Patobulinta)

Jau kuris laikas „DocLogix“vartotojai džiaugiasi patogiu rezoliucijų valdymu naudojant specialaus tipo užduotis. Jie skiria kelias rezoliucijas vienam dokumentui, arba kelis atsakingus asmenis vienai rezoliucijai. Todėl, atsižvelgdami į klientų pageidavimus, šįkart pristatome naują funkcionalumą, kuris:

Leidžia pažymėti, kuris gi vykdytojas yra PAGRINDINIS rezoliucijos vykdytojas.
Rezoliucijos istorijos medyje atitinamai atvaizduoja rezoliucijos vykdyme dalyvavusius asmenis, bei aiškiai išskiria pagrindinį vykdytoją.

Rezoliucijų valdymas DocLogix sistemoje

Nuo šiol, skiriant rezoliuciją keliems asmenims iškart pažymėkite, kas bus pagrindinis atsakingasis vykdytojas. Atitinkamai, deleguojant rezoliuciją, taip pat identifikuojame, kas yra pagrindinis (jei deleguojama keliems asmenims). Be to, rezoliucijos istorijos medyje, aiškiai matykite, kas ir kuriuo momentu buvo pagrindinis rezoliucijos vykdytojas.

Taigi, nuo šiol išvengsite galimų nesusipratimų aiškinantis, kas buvo atsakingas už galutinį rezoliucijos rezultatą.

Aktualiausi paieškos rezultatai – akimirksniu (Nauja)

Pristatome patogesnę ir greitesnę „DocLogix“ paiešką su struktūrizuotai pateikiamais aktualiais rezultatais. Nuo šiol, norėdami surasti jums reikalingą paieškos laukelyje (dokumentą tiesiai „DocLogix“ pagrindinio puslapio) nurodykite pagal kokį kriterijų ieškosite dokumento:

Pagal kontaktą
Pagal registracijos numerį
Ar ieškoti visuose dokumentuose

Paieška DocLogix sisemoje

Tuomet įveskite duomenis ir …mėgaukitės akimirksniu pateiktais struktūrizuotais paieškos rezultatais.

Paieška DocLogix sisemoje

Pirmaeilių ir antraeilių pareigų valdymas (Nauja)

Dažnai, „DocLogix“ vartotojai dirba ne vienose pareigose, o kartais ir ne vienoje darbovietėje. Tai reiškia, kad skirtingose pareigose jis dirba su skirtingais dokumentais bei gauna tai konkrečiai pareigybei adresuotas užduotis sistemoje, turi teisę matyti skirtingo saugumo lygio dokumentus.

Reaguodami į klientų pageidavimus leisti „DocLogix“ sistemoje tam pačiam vartotojui dirbti skirtingose pareigose sukūrėme pareigybių valdymo funkcionalumą. Jis leidžia pasirinkti kokiose pareigose vartotojas dirba tiesiai iš pagrindinio „DocLogix“ puslapio.

Pirmaeilių ir antraeilių pareigų valdymas

„DocLogix“ sistema „supranta“ kokiose pareigose vartotojas pasirinko dirbti duotuoju laiko momentu ir atitinkamai pateikia tai pareigybei priskirtą darbastalį: su tai pareigybei galimai matomais dokumentais, užduotimis, sagomis ir t.t.

4 kartus greitesnis dokumento registravimas (Nauja)

Ar kada bandėte suskaičiuoti kiek Jūsų organizacijoje dokumentų užregistruojama per dieną, savaitę ar mėnesį? Mūsų patirtis rodo, kad priklausomai nuo įmonės tipo ir turimos IT infrastruktūros, vieno dokumento registracija gali trukti apie 2-3 minutes. Su „DocLogix 2014“ dokumento registravimo procesas sutrumpėja iki 30 sekundžių.

Kaip tai veikia:

Dokumento kortelės pildymą palengvina teksto sufleravimo funkcija.
Vienu metu galima įkelti daug priedų naudojant populiariausias interneto naršykles.
Siekiant taupyti Jūsų laiką, sistema gali automatiškai ištrinti originalius failus iš karto po to kai jie konvertuojami į PDF formatą.
Sukūrus dokumentą, galima automatiškai pradėti su dokumentu susijusį procesą.

Paskaičiuokime: Jei organizacijoje užregistruojama daugiau nei tūkstantis dokumentų per mėnesį, vienam asmeniui tai gali užtrukti apie 4,2 dienos. Su „DocLogix 2014“ registravimas truks tik 1 dieną. Įmonė sutaupo 3,2 dienos per mėnesį!

Daugybinis pasirašymas iš užduočių srities (Patobulinta)

Kai prieš kurį laiką pirmieji rinkoje pristatėme daugybinio pasirašymo funkcionalumą žinojome, kad klientai tai įvertins ir pamėgs. Todėl sulaukėme klientų prašymų, šį funkcionalumą įgalinti ne tik iš dokumentų srities, bet ir iš užduočių. Prašau.

Nuo šiol, keletą ar keliolika to paties tipo užduočių, kurioms atlikti reikalingas elektroninis parašas, galite naudoti daugybinio pasirašymo funkciją. Tiesiog pasirinkite to paties tipo užduotis (pvz. patvirtinti), aktyvuokite daugybinio atlikimo mygtuką ir sužymėti kuriuos dokumentus norite tvirtinti. Toliau funkcionalumas veikia standartiškai, kaip daugybinis pasirašymas.

Daugybinis pasirašymas iš užduočių srities

Suderinamumas su naujausiomis technologijomis (Nauja)

Suderinamumas su x64 architektūra – efektyvumas be ribų

Lai jūsų organizacija auga be apribojimų. Nuo šiol galite nesijaudinti dėl augančio darbuotojų ar dokumentų skaičiaus organizacijoje. Nuo šiol ne tik „DocLogix“duomenų bazė bet ir WEB aplikacijų serveris gali dirbti išnaudojant visus x64 architektūros ypatumus. Ypač tai pasijaus didelius duomenų kiekius apdorojantiems klientams, nes didėjant darbuotojų ar dokumentų kiekiui, galima bus išnaudoti iki 4TB operatyviosios atminties (vietoj prieš tai galimų 1,6 GB).

Technologijos tobulėja, pasauliniai IT infrastruktūros ir operacinių sistemų gamintojai nuolat kuria inovacijas. Džiugiai pranešame, kad „DocLogix 2014“ yra pilnai suderinama su naujausiomis technologijomis: