„Volfas Engelman“

„Volfas Engelman“ – antrą gyvavimo šimtmetį skaičiuojanti alaus darykla. Nuo 1999 m. bendrovė priklauso Suomijos „Olvi“ įmonių grupei. „Volfas Engelman“ yra Lietuvos aludarių gildijos narys, priklauso Lietuvos maisto eksportuotojų asociacijai (LitMEA), o įmonėje dirba daugiau nei 230 darbuotojų.

„DocLogix“ ir „Volfas Engelman“ partnerystė trunka jau daugiau nei 10 metų. Per šį laikotarpį įmonei buvo įdiegti šie sprendimai:

  • Įeinančios ir išeinančios įmonės dokumentacijos valdymas;
  • Sąskaitų procesų valdymas;
  • Išmanus sutarčių valdymas
  • Kitų buhalterinių, marketingo, logistikos, prekybos, personalo vidinių dokumentų valdymas.

Situacija iki diegimo

Problemos, kurias buvo siekiama išspręsti:

  • Neefektyvus įmonės dokumentų valdymas.
  • Ilgai trunkantys sąskaitų ir sutarčių tvirtinimo procesai.
  • Didelės popierinių dokumentų spausdinimo ir archyvavimo išlaidos.

Sąskaitų valdymas

Problemos:

  • Daug rankinio darbo
  • Didelė klaidų tikimybė
  • Daug laiko užimdavo suvesti kiekvieną sąskaitą
  • Spausdindavo visas sąskaitas ant popieriaus ir vėl iš naujo skenuodavo e į sistemą

Sąskaitos daug metų po vieną buvo skanuojamos ir visi duomenys rankomis suvedami į Doclogix sistemą. Tai užimdavo begalę laiko, pasitaikydavo nemažai klaidų. Nuspręsta ieškoti tinkamo sprendimo, kuris padėtų optimizuoti šį procesą: sutrumpintų sąskaitų suvedimo laiką ir maksimaliai sumažintų klaidų tikimybę. Daugelis IT įmonių siūlomų sprendimų būdavo arba netinkami, arba per brangūs. Tačiau 2017-aiais pagaliau rado tai, kas visiškai atitiko įmonės lūkesčius: automatinį sąskaitų atpažinimo procesą (OCR), kurį galėjo pasiūlyti „DocLogix“, su Konika Minolta pagalba.

Sprendimai:

  • Automatinio atpažinimo programos (OCR) ir greitaeigio skanavimo diegimas ir naudojimas sąskaitų apdorojimo etape.

Projekto skaičiai:

  • Projektas įgyvendintas per 6 mėnesius.
  • Vidutiniškai per mėnesį per sistemą yra sutvarkoma virš 1100 tiekėjų sąskaitų.
  • Procesai pritaikyti konkrečiam vartotojui pagal jo atsakomybes.

Išmanus sutarčių valdymas

Problemos:

  • Neefektyvus ir chaotiškas sutarčių derinimo procesas.
  • Žmogiškasis faktorius.

Sprendimai:

  • Proceso apsirašymas.
  • Sistemoje sukurtos taisyklės, per kiek laiko darbuotojas privalo patvirtinti sutartį.
  • Vidinis proceso auditas.
  • Mobilioji programėlė vadovams, kad iš bet kurios pasaulio vietos galėtų tvirtinti sutartis.

Projekto skaičiai

  • Projektas įgyvendintas per 4 mėnesius.
  • Vidutiniškai per mėnesį per sistemą yra sutvarkoma 80 sutarčių.
  • Procesai pritaikyti konkrečiam vartotojui pagal jo atsakomybes.

Patarimai, planuojantiems diegtis dokumentų ir procesų valdymo sistemą:

  • Pradėkite nuo rinkos analizės.
  • Dirbkite su sistemos diegėjais ir visas problemas spręskite čia ir dabar.
  • Jeigu kažko nežinote, klauskite.
  • Įmonėje paskirkite vieną žmogų, kuris dirbtų su sistema, spręstų problemas ir mąstytų, ką ir kaip galima būtų patobulinti.
  • Prieš pradedami perkėlinėti procesus į sistemą, juos kuo tiksliau apsirašykite. Nuo to tiesiogiai priklauso galutinis rezultatas.
  • Atkreipkite dėmesį į tai, kaip sistemoje yra užtikrinamas jūsų dokumentų saugumas.
  • Nesistenkite antrą kartą išrasti dviračio. T.y. efektyvindami procesus ir keldami juos į skaitmeninę erdvę, neperrašinėkite etapų, kurie ir taip gerai veikė.

Sprendimų įdiegimo rezultatai:

 

500

tiek popieriaus lapų sutaupoma per mėnesį.

 

2 sekundės

sąskaitos suvedimas sutrumpėjo nuo 1 min. iki 2 sekundžių.

 

1,5

darbo dienos yra sutaupoma per mėnesį.

 

Minimali

klaidų tikimybė.

 

Eliminuoti

rutininiai darbai. Sistema suveda ne tik netto ir brutto, bet ir išskaičiuoja PVM sumą.

 

Sutarčių derinimo procesas sutrumpėjo nuo kelių dienų iki 5 minučių.

 

Siekdami, kad naršymas mūsų interneto puslapiuose būtų kuo patogesnis, naudojame slapukus (angl. cookies). Paspaudę „Aš sutinku” Jūs sutinkate su slapukų įrašymu. Daugiau apie slapukus ir kaip jų atsisakyti skaitykite „DocLogix” Privatumo politikoje.