Elektroninė biuro administravimo sistema
Sprendimas apima gautų, siunčiamų ir vidinių dokumentų valdymą, užtikrinant visą dokumentų gyvavimo ciklą – pradedant dokumento projekto kūrimu ir baigiant archyvavimu/naikinimu.
Organizacijos, įsidiegusios elektroninę biuro administravimo sistemą:
- Registruoja, skenuoja, saugo, archyvuoja gautus dokumentus ir organizuoja šių dokumentų vykdomo procesus;
- Rengia, derina, vizuoja, pasirašo (įsk. el. parašą) siunčiamus ir visų tipų vidinius dokumentus;
- Valdo dokumentacijos planus (bylos, registrai) pagal teisės aktų reikalavimus.
Sprendimas padės:
|
|
Pagrindiniai privalumai:
- Darbas tiesiogiai iš MS Outlook
- Darbas tiesiogiai iš Android ir iPhone aplikacijų
- Integracijos su E.pristatymas, EAIS, E-sąskaita, VIISP, TAR ir kt. sistemomis
- Modernios priemonės užduočių valdymui (rezoliucijų medis, automatiniai priminimai ir kt.)
- Masiniai veiksmai (užduočių atlikimas, kelių dokumentų pasirašymas, kasmetinis bylų / registrų uždarymas ir kt.)
- Pavadavimai – procesai ir užduotys nesustos dėl to, kad darbuotojas atostogauja ar serga.
- Priminimai – itin įvairūs, siunčiami automatiškai el. paštu arba atvaizduojami sistemoje.
- Ataskaitos – neribota laisvė generuoti bet kokios formos ir turinio ataskaitas. Nuolat sekamus rodiklius/ataskaitas tiesio užsiprenumeruokite, kad sistema automatiškai atsiųstų el. paštu kasdien.
- Versijavimas, pakeitimų valdymas, visų veiksmų fiksavimas.
- Procesai („workflows“) – grafinis procesų redaktorius leidžia sukonfigūruoti tiek paprastus kelių žingsnių procesų šablonus, tiek sudėtingus (apimančius keliasdešimt organizacijų su tūkstančiais naudotojų) procesus. Optimizuodami finansinę investiciją į DVS procesus galite kurti patys – tam nereikia išskirtinių IT žinių.
- Atitikimas teisės aktams – rūpesčius dėl naujų el. parašų standartų, integracijų su valstybinėmis sistemomis ir kt. naujovėms palikite mums.
- Dokumentų šablonai – naudokite patvirtintas formas.
- Konfigūravimas ir individualizavimas – dokumentų formų, modulių, procesų kūrimas atliekamas be jokio programavimo! DocLogix yra plačiausiai konfigūruojama sistema Bltijos šalyse.
- Darbo aplinkos pritaikymas pagal roles/pareigybes/grupes.
- Platformos versijavimas – rūpinkitės tik tiesiogine organizacijos veikla, o nuolatinį rinkos tendencijų, technologijų ir teisės aktų bazės stebėjimą palikite mums.
- Lanksti ir patogiai valdoma saugos teisių sistema užtikrins tik sankcionuotą prieigą prie saugomos informacijos.
- Šifruojamas duomenų kanalas (https) ir vartotojų slaptažodžiai.
- Fiksuojamas bet koks sistemoje atliekamas veiksmas, įsk. dokumentų atidarymą, peržiūrą ir bet kokį informacijos redagavimą.
- Sistema turi BDAR (ang. GDPAR) įrankius.
- Užtikrintas mobilumas – darbai nesustos, net jei vadovas/ai yra ne darbo vietoje.
- Įrankiai mobiliam darbui: darbas tiesiai iš MS Outlook aplinkos.
- programėlės iPhone ir Android telefonams.
- mobilus elektroninis parašas ir kt.
Rezultatai, kurių galite tikėtis dirbant su DocLogix elektronine biuro administravimo sistema
iki 50% sumažinsite kaštus, skiriamus popierinių dokumentų saugojimui, transportavimui ir archyvavimui. | Sutaupysite 95% laiko, skiriamo dokumentų paieškai. | 0 Eur nuostolių dėl dingusių dokumentų. | Sutaupysite 80% laiko, skiriamo dokumentų derinimui ir tvirtinimui. |
iki 50% sumažinsite vėluojančių užduočių. | Būsite tikri, kad su informacija susiję procesai 100% atitinka teisinius reikalavimus. | Sprendimų priėmimas pagreitėja daugiau nei 3 kartus | Paruošti šablonai ir aiškus procesas leidžia gerai parengti dokumentus iš pirmo karto |
Keletas klientų, kurie naudoja šį sprendimą:
Lietuvoje. Viešasis sektorius (virš 100 organizacijų)
Privatus sektorius (virš 100 organizacijų)
Baltijos šalyse. Viešasis sektorius
Privatus
Kitos šalys