Apie „DocLogix” viešųjų pirkimų sprendimąVisi žino, kad viešųjų pirkimų organizavimas yra sudėtingas ir labai atsakingas procesas. Darbuotojams tai didelio kruopštumo reikalaujanti užduotis, nes pirkimai privalo būti atlikti skaidriai, o visos veiklos įvykdytos laiku. Ar tikrai nieko nepraleidome? Ar teisingai pasirinktas pirkimo būdas? Ar dirbtinai nesuskaidėme tos pačios pirkimo grupės pirkimų į kelis atskirus pirkimus, patys to nežinodami? Ar neviršyta maksimali sutarties vertė? Ar tinkamai parengta metinė pirkimų ataskaita (AT-6 ir kt. formos)?
„DocLogix“ viešųjų pirkimų valdymo sprendimas yra skirtas palengvinti ir automatizuoti viešųjų pirkimų procesą bei sumažinti pasitaikančių žmogiškųjų klaidų tikimybę, kartu sumažinant pirkimų išlaidas ir užtikrinant teisės aktų laikymąsi. Sprendimo dėka procesas tampa aiškesnis, lengviau kontroliuojamas bei valdomas. |
Sprendimo nauda
PERKANČIAJAI ORGANIZACIJAI
Lankstumas. Šis sprendimas yra iškirtinai lankstus, lyginant su kitais rinkoje esančiais produktais. Sistemą pritaikyti ir išplėsti pagal jūsų organizacijos poreikius gali net jūsų pačių IT specialistai dėl išskirtinių platformos konfigūravimo galimybių. Pirkimų skaidrumas. Sprendimas sukurtas bendradarbiaujant su viešųjų pirkimų ekspertais. Užtikrinama, kad viešųjų pirkimų procesai bus vykdomi tik pagal standartizuotus procesus, atitinkant aktualius teisės aktus. Pirkimų proceso valdymas nuo A iki Z. Sprendimas užtikrina pilną proceso valdymą nuo konkretaus pirkimo poreikio iki vizuotos sąskaitos faktūros automatinio perdavimo į buhalterinės apskaitos sistemą. Saugumas. Visi jūsų duomenys bus saugūs. Suteiksime vartotojams dokumentų matymo bei koregavimo teises pagal jų užimamas pareigas bei atsakomybes. |
Organizacijos VADOVAMS ir DARBUOTOJAMS
Įrankis, apimantis visą organizaciją. Nesvarbu, ar formuojate pradinį pirkimo poreikį, tvirtinate metinį pirkimų planą, derinate ir kvalifikuotu el. parašu pasirašote pirkimo sutartį, vizuojate per „E.sąskaita“ gautas sąskaitas – visus veiksmus atliekate vienoje platformoje. Patogus procesų valdymas. Automatiniai pranešimai primena apie artėjančius terminus (nesvarbu, ar tai būtų metinio pirkimų plano tvirtinimas, ar užduotis pirkimo procedūros apimtyje, ar informavimas apie besibaigiantį sutarties galiojimą ir padeda užkirsti kelią vėlavimui. Apie užduočių pabaigą bus pranešta automatiškai, todėl jos nebus užmirštos. Sprendimai priimami greičiau. Visą būtina informaciją matysite ir kontroliuosite kiekvieną dieną, nes matysite, kokioje stadijoje yra konkretus pirkimas ar su juo susiję procesai. Mobili prieiga ir Outlook integracija. Galėsite stebėti ir atlikti būtinus veiksmus net nebūdami savo darbo vietoje. Integracija su MS Outlook užtikrina, kad visus veiksmus su viešųjų pirkimų planavimo ir vykdymo procesais galėsite atlikti tiesiogiai iš pašto programos, neatidarinėjant jokių papildomų langų. |
Kaip tai veikia. Viešųjų pirkimų procesai dirbant su „DocLogix“
1. Pirkimo poreikių surinkimas Greitai ir lengvai suformuojamos užduotys parengti pirkimo poreikius. Įvairūs skyriai pildo pirkimo poreikius, kurie tvirtinami/atmetami/tikslinami remiantis organizacijos patvirtintomis taisyklėmis, naudojant automatizuotus procesus („workflows“). | 2. Pirkimo plano tvirtinimas Patvirtinti pirkimų poreikiai automatiškai tampa metinio pirkimų plano dalimi. Metinis pirkimų planas tvirtinamas pagal organizacijoje patvirtintas taisykles. Patvirtinus metinį pirkimo planą ir esant poreikius įsigyti plane nenumatytas pozicijas, galima inicijuoti metinio pirkimų plano papildymo procesus. | 3. Pirkimo paraiškų tvirtinimas Sistemoje vos keliais mygtukų paspaudimu tvirtinamos suformuotos pirkimo paraiškos – viskas atliekama griežtai pagal perkančiosios organizacijos tvarkas, naudojant automatizuotus procesus. |
4. Priminimai apie sutarčių išpirkimą ir terminų pabaigą Sistemoje matysite informaciją apie sutarties išpirkimo likutį bei būsite informuoti apie artėjančias pirkimo sutarčių pabaigas. Sistema proaktyviai informuos apie artėjančius prie pabaigos draudimo bendrovių laidavimo raštų ar banko garantijas. | 5. Pirkimų užsakymai Sistema realiu laiku kontroliuoja, kad nebūtų viršijama maksimali sutarties vertė.
| 6. Sąskaitų valdymas ir integracija su E. Sąskaita sistema Kai tiekėjai į sistemą „E. sąskaita“ įkels sąskaitą, ji automatiškai atsidurs Sistemoje ir darbuotojai gaus automatinius pranešimus į elektroninį paštą. Sąskaitas priskyrus konkrečiam pirkimui, sutarčiai ir/arba pirkimo paraiškai, tiesiogiai Sistemoje vykdomas sąskaitų vizavimas, naudojant automatizuotus procesus. |
7. ATN-3 ataskaita Automatiškai pagal sistemoje esančią informaciją sugeneruojama užpildyta ATN-3 forma. | 8. Jūsų ir Jums pavaldžių organizacijų pirkimų valdymas Esant poreikiui, sprendimas gali apimti ir Jums pavaldžių organizacijų pirkimus. | 9. Integracija su buhalterinės apskaitos sistemomis Sėkmingai vizuotos sąskaitos faktūros metaduomenys (įsk. eilutes) srautiniu būdu eksportuojami į jūsų naudojamą buhalterinės apskaitos sistemą. |
Aprašytas viešųjų pirkimų procesų scenarijus apima ne tik standartinį viešųjų pirkimų sprendimą, bet ir kitus Doclogix sprendimus: sąskaitų ir sutarčių sprendimą, integracijas (pritaikytas pagal kliento poreikius) bei kita.
Išskirtinės sprendimo funkcijos
|
|
Viešųjų pirkimų sprendimas padės:
|
|
Yra galimybė sprendimą diegti tiek jūsų infrastruktūroje, tiek naudotis „debesyje“ (Cloud).
Viešųjų pirkimų sprendimo ekrano kopijos
Metinis pirkimų planas
|
Sutarties vykdymo ir likučio stebėjimas
|
Kontrolės elementai | Proceso dizainerio veiksmas
Šablonų konfigūravimas tiesiogiai „Microsoft Word“ aplinkoje. |