Sprendimai

Sutarčių valdymo sprendimas

Sutartys – bene jautriausia organizacijos valdoma informacija. Jų valdymui keliami griežti reikalavimai. Jas valdantys (kuriantys, derinantys, tvirtinantys, pasirašantys, saugojantys, pratęsiantys) asmenys, privalo būti itin dėmesingi. Ir visai nesvarbu kokio tipo sutartį (personalo, tiekimo, pardavimo) Jums asmeniškai tenka valdyti, klaidos (dažnai brangiai kainuojančios) pasitaiko visiems.

Modernus „DocLogix“ sprendimas sutarčių valdymui padeda sumažinti rizikas susijusias su sutartimis. Sprendimas palengvina visų tipų sutarčių rengimą, derinimą, tvirtinimą, pasirašymą, saugojimą bei tolimesnį valdymą. Pradėję naudoti sprendimą naudą pajusite iškart.

Kodėl verta naudotis sutarčių valdymo sprendimu?

Turėsite visas sutartis vienoje centralizuotoje sistemoje;
Valdysite prieigą prie sutarčių ir jų projektų;
Rengdami sutartis galėsite naudotis sutarčių šablonų biblioteka;
Būsite tikri, kad suderėti sutarties punktai nebus pakeisti kuriame nors etape;
Suderinsite sutartis keliasdešimt kartų greičiau, nes tai darysite elektroninių užduočių pagalba;
Galėsite adaptuoti sutarties derinimo procesus sutinkamai su įmonės vidinėmis tvarkomis;
Įgysite pilną kontrolę:
- Visada žinosite esamą sutarties statusą (rengiama, derinama, pasirašyta ir išsiųsta, pasirašyta visų pusių, negaliojanti ir kt.) ir atsakingą asmenį;
- Gausite žinutes apie veiksmus darytus su jūsų valdomais dokumentais;
- Gausite priminimus dėl reikalingų atlikti veiksmų (pratęsti sutartį ir pan.).
Akimirksniu surasite reikiamą sutartį ir susijusią informaciją;
Apsisaugosite nuo sutarčių ištrynimo ar pametimo;
Sutartis tvirtinsite ir peržiūrėsite net nebūdami savo darbo vietoje – tiesiai iš mobiliosios aplikacijos;
Atsikratysite mažą pridėtinę vertą kuriančių darbų: išmanioji sistema tokius darbus kaip dokumento kortelės užpildymas, persiuntimas, informavimas atlieka AUTOMATIŠKAI;
Garantuosite valdomų sutarčių atitikimą vidinėms įmonės tvarkoms bei nacionaliniams teisės reikalavimams.

Sprendimo funkcionalumas

Sutarties inicijavimas/parengimas:

Personalizuotų sutarčių šablonų biblioteka;
Įmonės poreikiams pritaikyta sutartį aprašanti kortelė;
Standartinių sutarties laukų automatinis užpildymas;
Užduotys susijusios su sutarčių parengimu;
Kontaktų valdymas.

Sutarties derinimas:

Automatinis derinimo proceso sukūrimas (procesas gali būti nuoseklus, paralelinis arba hibridinis (dalis nuoseklaus, dalis paralelinio));
Derinimo proceso koregavimas, t.y. galimybė keisti;
Derinimo proceso eigos stebėsena;
Priminimai bei pranešimai dalyvaujantiems asmenims;
Sutarties pakeitimų fiksavimas;
Pastabų pateikimas tvirtinant arba atmetant sutartį;
Sutarties koregavimas pagal pastabas ir pasiūlymus;
Sutarčių versijų kontrolė.

Tvirtinimo/pasirašymo procesas:

Paralelinis arba nuoseklus sutarties tvirtinimas;
Pasirašymas el. parašu;
Siuntimas pasirašymui išoriniams kontrahentams (Tik užsakius paslaugą. Žiūrėti kainininką);
Komentavimas tvirtinant/pasirašant/atmetant;
Vizavimo/tvirtinimo/pasirašymo veiksmų ataskaita.

Sutarties sąlygų vykdymas:

Sutarties vykdymo užduočių formavimas;
Vykdymo eigos stebėsena;
Automatiniai priminimai susiję su sutarties vykdymu.

Auditas ir ataskaitos:

Pateikiamos 2 standartizuotos sutarčių valdymo ataskaitos.

Saugykla:

Vieninga organizacijos sutarčių saugykla;
Saugyklos talpa priklauso nuo pasirinktojo plano.

Paieška:

Greitoji paieška;
Detalioji paieška pagal sutarties turinį;
Sugrupuoti paieškos rezultatai;
Paieškos rezultatų filtravimas.

Saugumas:

Priėjimas prie duomenų realizuojamas šifruotu ryšio kanalu (SSL);
Duomenys saugomi Lietuvos teritorijoje;
Prieiga prie informacijos pagal suteiktas teises.

Sutarčių valdymo sprendimą galima naudoti dviem būdais

1. Standartinis diegimas

Sprendimas diegiama kliento serveryje (Parduodamas kaip produktas). Šis sprendimas yra optimalus vidutinėms ir didelėms įmonėms (nuo 50 darbuotojų).

2. Sprendimas debesyje

Spredimas diegiamas debesyje (Teikiama paslauga). Šis sprendimas yra optimalus mažoms ir vidutinėms įmonėms (iki 100 darbuotojų).

Pagrindiniai pasiūlymo privalumai:

Galimybė pradėti naudoti sprendimą nedelsiant;
Nėra diegimo ar įrangos kaštų;
Maža investicija – mokamas mėnesinis paslaugos mokestis.

Kaip pradėti naudotis sutarčių valdymo sprendimu debesyje?

„DocLogix“ sutarčių valdymas debesyje yra ne tik modernus, bet ir personalizuotas sutarčių valdymas debesyje. Tai reiškia, kad sprendimas pritaikomas kiekvienos organizacijos poreikiams.

Prieš pradedant naudotis paslauga, klientas užpildo anketą apie tai, kokią informaciją apie sutartis jis planuoja rinkti, kiek, kurie bei su kokiomis saugos teisėmis jo įmonės atstovai naudosis „DocLogix“ sutarčių valdymo sprendimu. Atitinkamai, vos per vieną darbo dieną, klientui pateikiamas sprendimas, kuriame yra:

Personalizuota dokumento kortelė, kurią klientas naudos informacijos apie jo valdomas sutartis rinkimui;
Nustatytos vartotojų rolės, atitinkamai ir teisės, kokią informaciją konkretūs vartotojai galės matyti, kokius veiksmus galės atlikti;
Sukelti įmonės sutarčių šablonai.

Papildomos galimybės

Jei klientas nori valdyti 2-jų tipų sutartis pvz. ne tik pirkimų, bet ir pardavimo, klientui derėtų suplanuoti papildomą dieną sistemos personalizacijai (žr. aprašyta viršuje). Atitinkamai, klientui reikės sumokėti papildomą vienkartinį adaptacijos mokestį, kuris lygus 400 Eur + PVM.
Klientui pageidaujant, galima įjungti papildomą sutarčių valdymo funkcionalumą. Tai galėtų būti sąskaitų faktūrų ir kitų susijusių dokumentų susiejimas su sutartimis, papildomos ataskaitos ar kitas standartiškai nenumatytas sprendimo funkcionalumas. Esant tokiam poreikiui, dėl sistemos plėtros kaina skaičiuojama atskirai.
Sprendimą galima naudoti ir bendradarbiavimui su klientais bei partneriais, kurie nėra sutarčių valdymo sprendimo naudotojai. Šiuo atveju suteikiama saugi prieiga prie derinamos sutarties išoriniams vartotojams (sutarties kontrahentams), o jūs galite pilnai stebėti ir kontroliuoti atliekamus veiksmus. Norint pradėti derinimo procesą tereikia išsiųsti pakvietimą susijusioms šalims.

Jei norite naudoti sutarčių valdymo sprendimą debesyje, susisiekite su mūsų konsultantais telefonu: 8 (5) 274 58 53 arba el. paštu: sales@doclogix.lt

Skaitykite mūsų tinklaraštyje: