„Volfas Engelman“

„Volfas Engelman“ – antrą gyvavimo šimtmetį skaičiuojanti alaus darykla. Nuo 1999 m. bendrovė priklauso Suomijos „Olvi“ įmonių grupei. „Volfas Engelman“ yra Lietuvos aludarių gildijos narys, priklauso Lietuvos maisto eksportuotojų asociacijai (LitMEA), o įmonėje dirba daugiau nei 230 darbuotojų.

„DocLogix“ ir „Volfas Engelman“ partnerystė trunka jau daugiau nei 10 metų. Per šį laikotarpį įmonei buvo įdiegti šie sprendimai:

• Įeinančios ir išeinančios įmonės dokumentacijos valdymas;
• Sąskaitų procesų valdymas;
• Išmanus sutarčių valdymas
• Kitų buhalterinių, marketingo, logistikos, prekybos, personalo vidinių dokumentų valdymas.

Situacija iki diegimo

Problemos, kurias buvo siekiama išspręsti:

• Neefektyvus įmonės dokumentų valdymas.
• Ilgai trunkantys sąskaitų ir sutarčių tvirtinimo procesai.
• Didelės popierinių dokumentų spausdinimo ir archyvavimo išlaidos.

Sąskaitų valdymas

Problemos:

• Daug rankinio darbo
• Didelė klaidų tikimybė
• Daug laiko užimdavo suvesti kiekvieną sąskaitą
• Spausdindavo visas sąskaitas ant popieriaus ir vėl iš naujo skenuodavo e į sistemą

Sąskaitos daug metų po vieną buvo skanuojamos ir visi duomenys rankomis suvedami į Doclogix sistemą. Tai užimdavo begalę laiko, pasitaikydavo nemažai klaidų. Nuspręsta ieškoti tinkamo sprendimo, kuris padėtų optimizuoti šį procesą: sutrumpintų sąskaitų suvedimo laiką ir maksimaliai sumažintų klaidų tikimybę. Daugelis IT įmonių siūlomų sprendimų būdavo arba netinkami, arba per brangūs. Tačiau 2017-aiais pagaliau rado tai, kas visiškai atitiko įmonės lūkesčius: automatinį sąskaitų atpažinimo procesą (OCR), kurį galėjo pasiūlyti „DocLogix“.

Sprendimai:

• Automatinio atpažinimo programos (OCR) ir greitaeigio skanavimo diegimas ir naudojimas sąskaitų apdorojimo etape.

Projekto skaičiai:

• Projektas įgyvendintas per 6 mėnesius.
• Vidutiniškai per mėnesį per sistemą yra sutvarkoma virš 1100 tiekėjų sąskaitų.
• Procesai pritaikyti konkrečiam vartotojui pagal jo atsakomybes.

Išmanus sutarčių valdymas

Problemos:

• Neefektyvus ir chaotiškas sutarčių derinimo procesas.
• Žmogiškasis faktorius.

Sprendimai:

• Proceso apsirašymas.
• Sistemoje sukurtos taisyklės, per kiek laiko darbuotojas privalo patvirtinti sutartį.
• Vidinis proceso auditas.
• Mobilioji programėlė vadovams, kad iš bet kurios pasaulio vietos galėtų tvirtinti sutartis.

Projekto skaičiai

• Projektas įgyvendintas per 4 mėnesius.
• Vidutiniškai per mėnesį per sistemą yra sutvarkoma 80 sutarčių.
• Procesai pritaikyti konkrečiam vartotojui pagal jo atsakomybes.

Patarimai, planuojantiems diegtis dokumentų ir procesų valdymo sistemą:

• Pradėkite nuo rinkos analizės.
• Dirbkite su sistemos diegėjais ir visas problemas spręskite čia ir dabar.
• Jeigu kažko nežinote, klauskite.
• Įmonėje paskirkite vieną žmogų, kuris dirbtų su sistema, spręstų problemas ir mąstytų, ką ir kaip galima būtų patobulinti.
• Prieš pradedami perkėlinėti procesus į sistemą, juos kuo tiksliau apsirašykite. Nuo to tiesiogiai priklauso galutinis rezultatas.
• Atkreipkite dėmesį į tai, kaip sistemoje yra užtikrinamas jūsų dokumentų saugumas.
• Nesistenkite antrą kartą išrasti dviračio. T.y. efektyvindami procesus ir keldami juos į skaitmeninę erdvę, neperrašinėkite etapų, kurie ir taip gerai veikė.