Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerija

Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerija – tai strateginė Lietuvos Vyriausybės institucija, atliekanti Lietuvos Respublikos vidaus reikalų srities valstybės valdymo funkcijas ir įgyvendinanti valstybės politiką šioje srityje. Ministerijai priklauso 72 pavaldžios įstaigos.

„DocLogix sistema paspartins ministerijos tarnautojų darbą, leis taupyti laiką ir lėšas, skiriamas dokumentų vadybos procesui. Jos naudą turėtų pajusti ir gyventojai, nes pagreitės pažymų išdavimas, skundų nagrinėjimas bei kitų viešųjų paslaugų teikimas.“

Dailis Alfonsas Barakauskas, Vidaus reikalų ministras

Situacija iki diegimo

• Jau naudojama kliento sistema buvo nefunkcionali, naudojama tik pagrindinėse institucijose. Nebuvo galimybės derinti dokumentų elektroniniu būdu tarp institucijų.
• Ministerijai pavaldžios institucijos neturėjo jokios elektroninės dokumentų valdymo sistemos. Tad jų kontrolė bei bendradarbiavimas su jomis buvo labai komplikuotas.
• Dokumentų rengimo, derinimo, paieškos ir archyvavimo procesai buvo sudėtingi, brangiai kainuojantys ir ilgai trunkantys.
• Nebuvo galimybės kontroliuoti pavedimus ir užduotis.
• Sistema buvo neintegruota su kitomis valstybinėmis informacinėmis sistemomis.
• Naudojama sistema nepalaikė elektroninio parašo.
• Nebuvo galima atlikti paieškos skenuotų popierinių dokumentų turinyje.
• Kai kurie dokumentai buvo vis dar registruojami popieriniuose žurnaluose.

Įdiegtas sprendimas

Išanalizavus ministerijos problemas buvo suprojektuotas ir įdiegtas dokumentų ir procesų valdymo sprendimas turintis plačias funkcines galimybes, integruotas su kitomis valstybės informacinėmis sistemomis bei užtikrinantis visų įstaigų dalyvavimą bendroje veikloje.

• Projekto metu buvo įdiegta „DocLogix“ platforma su pagrindinėmis funkcijomis:
  – Dokumentų valdymas (rengimas, registravimas, derinimas ir kt.)
  – Rezoliucijų ir užduočių paskyrimas ir kontrolė
  – Procesų automatizavimas
  – Elektroninis parašas
  – Paieškos variklis
  – Skenavimas su optiniu simbolių atpažinimu
  – Integracija su el. pašto programomis
• Sukurtas specialus modulis leidžiantis keistis dokumentais bei juos derinti tarp vidaus reikalų sistemos įstaigų, kurios turi įsidiegę „DocLogix“ sistemas. Be to, buvo sukurta unikali tarpinstitucinė dokumentų mainavietė suteikianti galimybę perduoti ir derinti dokumentus įstaigoms neturinčioms dokumentų valdymo sistemų.
• Sukurta integracija su nacionaline Elektroninio archyvo informacine sistema (EAIS), kuri leidžia paruošti, suderinti ir  perduoti dokumentus tiesiai iš dokumentų valdymo sistemos į valstybinius archyvus jų ilgalaikiam saugojimui. Taip pat yra galimybė atlikti dokumentų ar jų kopijų paiešką archyvo duomenų bazėse.
• Sistema buvo integruota su Valstybės tarnautojų registru, tai užtikrina, kad pasikeitimai atlikti registre būtų automatiškai  perkeliami į „DocLogix“ sistemą.
• Sukurtas unikalus teisės aktų projektų stebėsenos modulis, kuris leidžia koordinuoti ir kontroliuoti, kaip ministerijoje vyksta teisės aktų ruošimo bei derinimo procesai.