Skaitmenizuokite savo verslą naudodami patogius sprendimus

Verslo skaitmenizavimas yra verslo efektyvumo sinonimas, o rinkoje šiuo metu yra keletas lengvai įgyvendinamų skaitmeninių sprendimų. Siekdama atkreipti dėmesį į šiuos sprendimus ir pabrėžti jų naudą versle, dokumentų ir procesų valdymo bendrovė “DocLogix” Rygoje surengė renginį “Dokumentų valdymas lengvai su “DocLogix”. Renginyje dalyvavo bendrovės partneriai Latvijoje, tarp jų Latvijos valstybinis radijo ir televizijos centras (LVRTC), kuris pristatė savo naujai sukurtą eSeal (elektroninis spaudas) sprendimą, ir SIA “Tilde”, kuri plačiau apžvelgė dirbtinio intelekto panaudojimą kalbos technologijose. Be to, Latvijos nacionalinio archyvo atstovas Gatis Karlsons pasidalijo įžvalgomis apie skaitmeninių duomenų saugojimą ir prieinamumą naudojant duomenų archyvavimo sistemą “DocLogix”.

Renginį pradėjo “DocLogix” generalinis direktorius Žilvinas Kazlauskas, pabrėždamas, kad skaitmeninė transformacija tapo svarbiu verslo augimo ir tvarumo veiksniu, todėl kiekvienam verslininkui būtina spręsti klausimą, kaip padaryti savo verslą efektyvesnį ir supaprastinti kasdienes užduotis. “DocLogix” atstovai, tarp kurių buvo Adelė Budrė, Tomas Aleksejevas, Ignas Lamanauskas ir Ernestas Rusevičius, pristatė bendrovės paslaugas ir sprendimus.

Kiekvienai įmonei kasdien reikia suvaldyti dokumentų srautus, įskaitant sutartis, prašymus, sąskaitas faktūras ir pan. Tai daug laiko reikalaujanti užduotis, kurią galima lengvai optimizuoti naudojant “DocLogix” sistemą, ypač “DocLogix Core”. Ši sistema siūlo daugiau kaip dešimt dokumentų valdymo sprendimų, pritaikytų vidiniams verslo poreikiams, o populiariausi sprendimai apima biuro valdymą, sutarčių ir sąskaitų faktūrų valdymą, projektų valdymą ir žmogiškųjų išteklių dokumentų valdymą. Šios sistemos automatizavimo funkcijos supaprastina įvairius vidaus procesus, pavyzdžiui, dokumentų gavėjų ir pasirašančiųjų asmenų stebėjimą, priminimą apie sutarčių terminus ar išlaidų limitus, su projektais susijusių dokumentų centralizavimą, kad kolegos galėtų jais naudotis, ir su darbuotojais susijusių dokumentų, pavyzdžiui, atostogų prašymų ir informacijos apie komandiruotes, tvarkymą. Be to, “DocLogix Core” sistema leidžia iš karto pasirašyti įvestus dokumentus dėl integruotos e. parašo funkcijos. Tokie valdymo sprendimai ne tik sutrumpina vidutinį laiką, sugaištamą dokumentams tvarkyti (pasirašyti, siųsti, peržiūrėti, priminimams ir t. t.), bet ir suteikia galimybę skaidriai stebėti dokumentų srautus.

Nors “DocLogix Core” dokumentų valdymo sistemos sprendimai yra puikūs pagalbininkai vidutinėms ir didelėms įmonėms, rinkoje pasirodė naujas produktas “DocLogix Portal”, kuris tinka mažesnėms darbo grupėms. “DocLogix Portal” – tai patogi, pritaikoma programa, pasiekiama kiekviename kompiuteryje ar telefone, leidžianti sklandžiai tvarkyti dokumentus už įmonės ribų. Naudodamiesi šia priemone dokumentus gali pasirašyti ir trečiosios šalys.

Kiekvienas klientas turi unikalių reikalavimų dokumentų srautams organizuoti ir stebėti. Dėl šios priežasties “DocLogix” taip pat siūlo individualiai pritaikytus sprendimus, pavyzdžiui, integruoti į sistemą funkcijas, leidžiančias stebėti užduočių vykdymo eigą arba automatiškai deleguoti užduotis kolegoms, kai jūsų nėra biure. Taip pat galima lengvai integruoti populiarias finansų ir ERP sistemas, įskaitant įvairius viešojo sektoriaus sprendimus.

Viena iš integracijų apima LVRTC sukurtą “eSeal” funkciją. Kaip renginio metu nurodė LVRTC e. paslaugų skyriaus vadovė Vita Apse, šis sprendimas yra teisiškai galiojantis įmonėms ir užtikrina duomenų legalumą. Skirtingai nei e. parašas, jis yra susietas ne su konkrečiu asmeniu, o su įmone, todėl prie e. spaudo gali prisijungti bet kuris įgaliotas darbuotojas. Taip nebereikia laukti, kol dokumentą pasirašys konkretus asmuo.

Latvijos nacionaliniam archyvui atstovaujantis Gatis Karlsons pabrėžė, kad šiais laikais duomenų archyvavimas yra privalomas reikalavimas. Duomenų saugojimas ir perdavimas į Latvijos nacionalinį archyvą yra privalomas valstybinėms institucijoms ir valstybinėms įmonėms, o tam labai pasitarnauja “DocLogix” sistema. Ji leidžia pagal standartus sudaryti archyvuojamų dokumentų sąrašą ir pateikti jį Latvijos nacionaliniam archyvui, užtikrinant dokumentų saugojimo terminų, formatų ir kokybės taisyklių laikymąsi. Netinkamas archyvavimas gali lemti finansines baudas, sankcijas ar net teisminius ginčus.

Madara Mančinska, SIA “Tilde” pardavimų ir klientų aptarnavimo vadovė, uždavė klausimą renginio dalyviams: Ar jų įmonė pasirengusi dirbtinio intelekto kalbos technologijų erai? “Tilde” šiuo metu teikia mašininio vertimo paslaugas, kalbos atpažinimo įrankius, generatyvinius AI virtualius asistentus ir tokius produktus kaip “Tilde Enterprise Assistant” – vidinis AI asistentas, išmanantis apie įmonę. Šios dirbtinio intelekto priemonės yra reikšmingas turtas klientų aptarnavimo srityje, teikiant konsultacijas 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę ir tarnauja kaip puikūs pagalbininkai vidaus veikloje. Kaip dažnai jums yra tekę ieškoti sistemoje sutarties ar pateikimo šablono, kurį reikia panaudoti pakartotinai? Šis įrankis yra išmokytas surasti reikiamus dokumentus ir net parengti naujus, naudojant senus šablonus.

Verslo skaitmenizavimas – tai žingsnis link patogesnio darbo organizavimo ir, be abejo, tvarumo. Tačiau svarbiausia nauda verslininkams, naudojantiems skaitmenines priemones ir automatizuojantiems kasdienius darbo procesus, yra skaidrus darbo procesas ir sutaupytas laikas kūrybiškesnėms užduotims, taip skatinant augimą!

Originalus straipsnis: DocLogix: Digitalizē savu uzņēmumu ar ērti lietojamiem produktiem :: Dienas Bizness (db.lv)