Skaitmenizuoti viešojo sektoriaus procesai – paprastesnės paslaugos gyventojams
Verslas ir gyventojai iš viešojo sektoriaus reikalauja vis didesnio sprendimų priėmimo greičio, aukštesnės paslaugų kokybės. Vienas iš būdų šiuos rezultatus pasiekti yra procesų skaitmenizacija. Skaitmeninės technologijos ne tik esmingai keičia valdymo procesus, bet ir gerina pačią viešojo valdymo kokybę, įgalina didesnį viešojo valdymo skaidrumą, įtraukumą.
„DocLogix“ skaitmenizacijos sprendimų ieškančioms organizacijoms siūlo naują produktą – dokumentų valdymo portalą, kuris palengvina visų tipų dokumentų rengimą, derinimą, tvirtinimą, pasirašymą, saugojimą bei tolimesnį valdymą. Klientų patirtis rodo, kad, naudojantis portalo funkcionalumu, su dokumentais ir užduotimis susiję procesai tampa 4 kartus spartesni, o personalo darbuotojai, atlikdami kasdienes užduotis, sutaupo iki 50 proc. savo laiko. Teigiamus rezultatus pastebi ir „DocLogix“ portalą naudojantys Lietuvos nacionalinio transliuotojo darbuotojai bei jų partneriai.
„Per metus LRT pasirašo daugiau nei 2000 įvairių sutarčių ir virš 3000 sutartis lydinčių dokumentų, tokių kaip perdavimo aktai. LRT dokumentus svarbu pasirašyti ADOC parašo formatu, o tai apsunkina tiekėjų ir partnerių darbą, kadangi dokumento peržiūrai ir pasirašymui yra reikalinga papildoma programinė įranga.“ – sako “Lietuvos nacionalinio radijo ir televizijos” IT projektų vadovė Aira Sakalauskaitė. Jai antrina ir „DocLogix“ pardavimų projektų vadovė Renata Genytė: „Mažesnį kompiuterinį raštingumą turintiems asmenims el. dokumentų pasirašymo ADOC formatu procesas yra ypač sudėtingas, todėl atsiranda didelė klaidų tikimybė. Pavyzdžiui, iškraipyto parašo atveju reikia edukuoti kitą šalį ir kartoti procesą, o tai eikvoja įmonės darbuotojų laiką. Mes radome būdą, kaip šį procesą paversti draugišku naudotojui ir ženkliai sumažinti administracinę naštą.“
„DocLogix“ sukūrė ir į LRT vidinę dokumentų valdymo sistemą integravo pasirašymo kvalifikuotu el. parašu portalą. Integravus šį sprendimą, nebereikia rankiniu būdu (t. y., el. paštu) siųsti dokumentų kitai šaliai – kvietimą pasirašyti išsiunčia pati sistema. Tokiu būdu autoriai, tiekėjai ir partneriai kvietimą pasirašyti dokumentą gauna į savo el. pašto dėžutę. Iš jos darbuotojas yra tiesiogiai nukreipiamas į pasirašomą dokumentą, kur gali jį peržiūrėti ir vos keletu paspaudimų pasirašyti naudojant Smart ID arba Mobile ID kvalifikuoto pasirašymo priemones. „Dėl šios inovacijos su LRT dirbantiems autoriams ir tiekėjams dokumentų pasirašymui nebereikia ieškoti ir naudoti kitų išorinių įrankių, ženkliai sumažėjo klaidų kiekis. Atitinkamai sumažėjo darbuotojams tenkanti administracinė našta, padidėjo įmonės vidaus procesų skaidrumas.“ – sako LRT IT projektų vadovė Aira Sakalauskaitė.
„DocLogix“ įmonės vadovas Žilvinas Kazlauskas sako, kad vienas iš įmonės tikslų – paspartinti viešojo sektoriaus skaitmenizaciją. „Per 20 metų įmonės veiklos padėjome daugiau nei 200 viešojo sektoriaus organizacijų Lietuvoje ir užsienyje automatizuoti vidinius procesus ir efektyviau teikti paslaugas. Savo veikla siekiame, kad viešojo sektoriaus paslaugos taptų kuo paprastesnės ir lengvai prieinamos kiekvienam gyventojui.“