Ar norite savo darbuotojų dokumentaciją tvarkyti dešimt kartų greičiau? Įmonės ar organizacijos veikloje, kur laikas vienas iš brangiausių resursų, šis klausimas skamba retoriškai. Todėl įmonių išbandytas Personalo dokumentų tvirtinimo portalas, padėjęs išspręsti šį klausimą, buvo įvertintas kaip naudingas kiekvienai bendrovei ir organizacijai.

Debesyse veikiantis portalas personalo dokumentų procesus leidžia valdyti efektyviai, operatyviau ir mažesnėmis sąnaudomis.

„Mažiau popierizmo, mažiau biurokratinės gaišaties, efektyvesnis, gerokai paprastesnis ir kelis kartus spartesnis bei patikimesnis dokumentų valdymas, – apie jau kelis mėnesius naudojamą Personalo dokumentų tvirtinimo portalą „SimpleApprove“ aiškina Augustė Paniulaitytė, Lietuvos futbolo federacijos, kurioje dirba per 50 darbuotojų, personalo vadybininkė.

Anot jos, jei anksčiau atostogų ar kitam darbuotojo prašymo pildymui, įkėlimui į sistemą ir tvirtinimui reikėdavo sugaišti ne mažiau kaip 10 minučių, tai pasitelkus portalą „SimpleApprove“ šie procesai netrunka ir minutės.

Naująją sistemą išbandžiusi Giedrė Gutpetrytė, UAB „Švyturys-Utenos alus“ personalo analitikė, atkreipia dėmesį, kad ji „novatoriška, intuityvi ir patogi“.

„Su ja mūsų įmonėje darbuotojų paraiškų pildymas tapo paprastesnis, o tvirtinimo procesas – patogesnis ir greitesnis. Taip pat patogu, kad sistema iš bet kur pasiekiama ne tik kompiuteriuose, bet ir mobiliuosiuose telefonuose bei planšetėse“, – sako G. Gutpetrytė.

Automatizuoti procesai – sutaupytas laikas

Personalo dokumentų tvirtinimo portalą debesyse sumanęs ir kūręs Tomas Masiulis, bendrovės „DocLogix“ Inovacijų skyriaus vadovas, pasakoja, kad „SimpleApprove“ idėja kilo išanalizavus ir įsitikinus, jog daugelis personalo valdymo procesų identiški ir kartojasi, jiems gaištama daugybė laiko.

„Todėl pasitelkę šiuolaikines technologijas sukūrėme modernų įrankį, kuris ne tik taupo personalo specialistų ir įmonių vadovų laiką, bet ir suteikia daug kitų naudų, – teigia p. Masiulis. – Taip pat svarbu, kad ši sistema visiškai atitinka teisinius aktus ir normatyvus.“

„SimpleApprove“ – organizacijos mąstymą keičiantis įrankis, kuris didina jos lankstumą, mobilumą ir efektyvumą. Darbuotojai čia gali teikti bei tvirtinti atostogų, komandiruočių ir kitus prašymus, o visi dokumentai kaupiami ir gali būti peržiūrimi asmeninėje paskyroje. Kadangi dokumentai pasiekiame bet kokiais prietaisais bet kuriuo laiku ir iš bet kur, personalo ar įmonės vadovai bet kada gali matyti visus darbuotojų prašymus ir kitus kreipimusis, juos peržiūrėti ir tvirtinti ar nukreipti kitiems specialistams.

„Sistema susideda tarsi iš trijų paskyrų: įmonės darbuotojams, vadovams ir personalo specialistams. Darbuotojas savo paskyroje mato visus bet kada jo kurtus dokumentus, o taip pat atostogų likutį, darbo užmokesčio lapelius, priskirtas materialines vertybes, kas ir kada patvirtino jo prašymus, – sistemos funkcionalumą aiškina p. Masiulis. – Personalo specialistas savo paskyroje gali bet kuriuo momentu operatyviai gauti informaciją apie visų darbuotojų prašymus, kontroliuoti ir sekti dokumentų eigą, siųsti ir komentuoti dokumentus, pasinaudoti čia jau esančiais dokumentų šablonais. Vadovo paskyroje matyti visi tvirtinimai, komentarai, darbuotojų neatvykimai, jis gali, pvz., susirgusio darbuotojo funkcijas operatyviai deleguoti kitam specialistui ir t.t. Beje, galima nustatyti darbuotojų roles, kas kokią informaciją sistemoje matys“.

Kadangi sistema veikia debesyse, ji nereikalauja papildomų IT resursų įmonėje ir vienodai pateikiama prisijungiant bet kokiais įrenginiais, o visi dokumentai išsaugomi ir archyvuojami automatiškai, taip pat bet kada pasiekiami. Laiką taupo ir tai, kad dokumentai numatytus darbuotojus pasiekia akimirksniu, personalo specialistas mato, kas su jais susipažino, o kas dar neperskaitė. Jei darbuotojas prie portalo neprisijungia, jis pranešimą apie jam skirtą dokumentą papildomai gauna el. paštu.

Ateitis dabartyje

Naująją sistemą išbandęs Aidas Kaubrys, apskaitos, darbo užmokesčio skaičiavimo ir personalo dokumentacijos administravimo paslaugas teikiančios UAB „BPO House“ direktorius, įsitikinęs, kad tik laiko klausimas, kada toks Personalo dokumentų tvirtinimo portalas bus naudojamas kiekvienoje įmonėje.

„Jis taupo laiką, darbuotojų resursus, garantuoja skaidrumą ir patikimumą, supaprastina visos personalo dokumentacijos eigą ir tvarkymą bei archyvavimą, padeda atsisakyti popierizmo, – privalumus vardija p. Kaubrys. – Kaip dabar visos įmonės naudojasi el. bankininkyste, taip netrukus bus naudojamasi ir tokiomis personalo dokumentų valdymo el. sistemomis. Mes paslaugas teikiame dagiau kaip 30 įvairaus dydžio įmonėms, kurios beveik visos jau naudojasi „SimpleApprove“ privalumais – mums tai padeda žymiai sparčiau ir tiksliau atlikti darbus“.

Janis Možeiko, UAB „Oro guru“, valdančios internetinę kelionių agentūrą „AirGuru“, direktorius, kaip vieną iš sistemos didžiausių naudų akcentuoja galimybę atsisakyti popierinių personalo dokumentų. „Be to, mūsų darbuotojai dažnai vyksta į komandiruotes, todėl jų tvarkymas taip pat gerokai supaprastėjo, šių įsakymų forminimas dabar reikalauja gerokai mažiau laiko“, – skaičiuoja p. Možeiko.

„SimpleApprove“ sistema pritaikyta įvairaus dydžio įmonėms, o jos nuomos kaina priklauso nuo įmonės dydžio ir pasirinkto plano.

Daugiau informacijos www.simpleaprove.lt

Išbandyti sistemą